Fail kakitangan: berapa lama anda boleh menyimpan data?

Fail kakitangan: berapa lama anda boleh menyimpan data?

Majikan memproses banyak data mengenai pekerja mereka dari semasa ke semasa. Semua data ini disimpan dalam fail kakitangan. Fail ini mengandungi data peribadi yang penting dan, atas sebab ini, adalah penting untuk ini dilakukan dengan selamat dan betul. Berapa lamakah majikan dibenarkan (atau, dalam beberapa kes, diperlukan) untuk menyimpan data ini? Dalam blog ini, anda boleh membaca lebih lanjut tentang tempoh pengekalan sah fail kakitangan dan cara menanganinya.

Apakah fail kakitangan?

Seperti yang dinyatakan di atas, majikan selalunya perlu berurusan dengan data kakitangan pekerjanya. Data ini mesti disimpan dengan betul dan kemudian dimusnahkan. Ini dilakukan melalui fail kakitangan. Ini termasuk butiran nama dan alamat pekerja, kontrak pekerjaan, laporan prestasi, dan sebagainya. Data ini mesti mematuhi keperluan mengikut peraturan AVG, dan mesti disimpan untuk tempoh masa tertentu.

(Jika anda ingin mengetahui sama ada fail kakitangan anda memenuhi keperluan AVG, lihat senarai semak AVG fail kakitangan kami. disini)

Pengekalan data pekerja

AVG tidak memberikan tempoh pengekalan khusus untuk data peribadi. Tiada jawapan yang mudah untuk tempoh penyimpanan fail kakitangan, kerana ia terdiri daripada pelbagai jenis data (peribadi). Tempoh pengekalan yang berbeza dikenakan pada setiap kategori data. Ia juga mempengaruhi sama ada orang itu masih pekerja, atau telah meninggalkan pekerjaan.

Kategori tempoh pengekalan

Seperti yang dinyatakan di atas, terdapat tempoh pengekalan berbeza yang berkaitan dengan pengekalan data peribadi dalam fail kakitangan. Terdapat dua kriteria yang perlu dipertimbangkan, iaitu sama ada seseorang pekerja itu masih bekerja, atau telah meninggalkan pekerjaan. Berikut menunjukkan bila data tertentu harus dimusnahkan, atau lebih tepatnya disimpan.

Fail kakitangan semasa

Tiada tempoh pengekalan tetap ditetapkan untuk data yang terkandung dalam fail kakitangan semasa pekerja yang masih bekerja. AVG hanya mengenakan kewajipan kepada majikan untuk memastikan fail kakitangan 'terkini'. Ini bermakna majikan itu sendiri bertanggungjawab untuk menetapkan tarikh akhir untuk semakan berkala fail kakitangan dan pemusnahan data lapuk.

Butiran aplikasi

Data permohonan yang berkaitan dengan pemohon yang tidak diambil bekerja mesti dimusnahkan dalam tempoh maksimum 4 minggu selepas tamat prosedur permohonan. Data seperti motivasi atau surat permohonan, CV, pernyataan tentang tingkah laku, surat-menyurat dengan pemohon termasuk dalam kategori ini. Dengan persetujuan pemohon, data boleh disimpan selama kira-kira 1 tahun.

Proses penyatuan semula

Apabila pekerja telah menyelesaikan proses penyepaduan semula dan kembali kepada tugasnya, tempoh pengekalan maksimum 2 tahun selepas selesai penyepaduan semula dikenakan. Terdapat pengecualian untuk ini apabila majikan adalah penanggung insurans sendiri. Dalam keadaan itu, tempoh pengekalan selama 5 tahun dikenakan.

Maksimum 2 tahun selepas tamat pekerjaan

Selepas pekerja meninggalkan pekerjaan, sebahagian besar data (peribadi) dalam fail kakitangan tertakluk kepada tempoh pengekalan sehingga 2 tahun.

Kategori ini merangkumi:

  • Kontrak pekerjaan dan pindaannya;
  • Surat-menyurat berkaitan peletakan jawatan;
  • Laporan penilaian dan semakan prestasi;
  • Surat-menyurat berkaitan kenaikan pangkat/turun pangkat;
  • Surat-menyurat mengenai penyakit daripada UWV dan doktor syarikat;
  • Laporan berkaitan Akta Penambahbaikan Gatekeeper;
  • Perjanjian mengenai keahlian Majlis Kerja Raya;
  • Salinan sijil.

Sekurang-kurangnya 5 tahun selepas tamat pekerjaan

Data fail kakitangan tertentu tertakluk kepada tempoh pengekalan 5 tahun. Oleh itu, majikan bertanggungjawab untuk menyimpan data ini untuk tempoh 5 tahun selepas pekerja meninggalkan pekerjaan. Ini adalah data berikut:

  • Penyata cukai gaji;
  • Salinan dokumen pengenalan pekerja;
  • Data etnik dan asal usul;
  • Data yang berkaitan dengan cukai gaji.

Oleh itu, data ini hendaklah disimpan selama sekurang-kurangnya lima tahun, walaupun ia digantikan dengan penyata baharu dalam fail kakitangan.

Sekurang-kurangnya 7 tahun selepas tamat pekerjaan

Seterusnya, majikan juga mempunyai apa yang dipanggil 'tax retention obligation'. Ini mewajibkan majikan menyimpan semua rekod asas untuk tempoh 7 tahun. Jadi ini termasuk data asas, garnishment gaji, rekod gaji dan perjanjian gaji.

Tamat tempoh pengekalan?

Apabila tempoh penyimpanan maksimum data daripada fail kakitangan telah tamat, majikan tidak boleh lagi menggunakan data tersebut. Data ini kemudiannya harus dimusnahkan.

Apabila tempoh pengekalan minimum telah tamat, majikan mungkin musnahkan data ini. Pengecualian dikenakan apabila tempoh pengekalan minimum telah tamat dan pekerja meminta pemusnahan data.

Adakah anda mempunyai soalan tentang tempoh penyimpanan fail kakitangan atau tempoh pengekalan untuk data lain? Jika ya, sila hubungi kami. kami peguam pekerjaan akan gembira untuk membantu anda!

Law & More