Sebagai majikan, adalah penting untuk menyimpan data pekerja anda dengan betul. Dengan berbuat demikian, anda bertanggungjawab untuk menyimpan rekod kakitangan data peribadi pekerja. Apabila menyimpan data sedemikian, Akta Privasi Peraturan Perlindungan Data Am (AVG) dan Akta Pelaksanaan Peraturan Perlindungan Data Umum (UAVG) mesti diambil kira. AVG mengenakan kewajipan kepada majikan berkaitan dengan pemprosesan data peribadi. Melalui senarai semak ini, anda akan mengetahui sama ada fail kakitangan anda mematuhi keperluan.
- Apakah data yang boleh diproses dalam fail kakitangan?
Peraturan utama yang dipatuhi ialah hanya data yang diperlukan untuk tujuan fail kakitangan boleh disertakan: prestasi kontrak pekerjaan yang sepatutnya dengan pekerja.
Walau apa pun, data peribadi 'biasa' akan disimpan seperti:
- Nama;
- Alamat;
- Tarikh lahir;
- Salinan pasport/kad pengenalan;
- nombor BSN
- Kontrak pekerjaan yang ditandatangani termasuk terma dan syarat pekerjaan dan lampiran;
- Data prestasi dan pembangunan pekerja, seperti laporan penilaian.
Majikan boleh memilih untuk mengembangkan fail kakitangan untuk memasukkan data lain seperti nota peribadi majikan, rekod ketidakhadiran, aduan, amaran, rekod temu duga dan sebagainya.
Sebagai majikan, adalah penting untuk mengemas kini data ini dengan kerap untuk mengejar ketepatan dan ketepatan berhubung dengan tempoh pengekalan undang-undang.
- Bilakah data peribadi 'biasa' boleh diproses dalam fail kakitangan?
Majikan mesti mempertimbangkan bila dan apakah data peribadi 'biasa' yang boleh disimpan dalam fail kakitangan. Di bawah Perkara 6 AVG, majikan boleh menyimpan data peribadi 'biasa' dalam fail kakitangan melalui 6 sebab. Sebab-sebab ini termasuk:
- Pekerja telah memberikan persetujuan kepada pemprosesan;
- Pemprosesan adalah perlu untuk melaksanakan perjanjian pekerja (pekerjaan);
- Pemprosesan adalah perlu kerana kewajipan undang-undang yang ditanggung oleh majikan (seperti membayar cukai dan caruman);
- Pemprosesan adalah perlu untuk melindungi kepentingan penting pekerja atau orang lain (contohnya berlaku apabila bahaya akut akan berlaku tetapi pekerja tidak berupaya secara mental untuk memberikan persetujuan);
- Pemprosesan adalah perlu untuk kepentingan awam/ketenteraman awam;
- Pemprosesan adalah perlu untuk memenuhi kepentingan sah majikan atau pihak ketiga (kecuali apabila kepentingan pekerja melebihi kepentingan sah majikan).
- Apakah data yang tidak boleh diproses dalam fail kakitangan?
Selain data 'biasa' yang disertakan dalam fail, terdapat juga data yang (biasanya) tidak sepatutnya disertakan kerana ia bersifat sensitif. Ini adalah data 'istimewa' dan termasuk:
- Kepercayaan;
- Orientasi seksual;
- Bangsa atau etnik;
- Data perubatan (termasuk apabila diberikan secara sukarela oleh pekerja).
Data 'Khas' hanya boleh disimpan di bawah AVG dalam 10 pengecualian. 3 pengecualian utama adalah seperti berikut:
- Pekerja telah memberikan kebenaran yang jelas kepada pemprosesan;
- Anda memproses data peribadi yang sengaja didedahkan oleh pekerja itu sendiri;
- Pemprosesan adalah perlu untuk kepentingan awam yang mengatasi (asas undang-undang Belanda diperlukan untuk menggunakan ini).
- Langkah keselamatan fail kakitangan
Siapa yang dibenarkan melihat fail kakitangan?
Fail kakitangan hanya boleh dilihat oleh orang yang aksesnya diperlukan untuk melaksanakan kerja. Mereka ini termasuk, sebagai contoh, majikan dan pekerja jabatan HR. Pekerja itu sendiri juga mempunyai hak untuk melihat fail kakitangannya dan meminda maklumat yang salah.
Keperluan keselamatan untuk fail
Selain itu, adalah penting untuk mengambil kira bahawa AVG mengenakan keperluan pada penyimpanan digital atau kertas fail kakitangan. Sebagai majikan, anda diwajibkan mengambil langkah untuk melindungi privasi pekerja. Oleh itu, fail mesti dilindungi daripada jenayah siber, akses tanpa kebenaran, pengubahsuaian atau pemadaman.
- Tempoh penyimpanan fail kakitangan
AVG menyatakan bahawa data peribadi mungkin disimpan untuk tempoh terhad. Sesetengah data tertakluk pada tempoh pengekalan berkanun. Untuk data lain, majikan dikehendaki menetapkan had masa untuk pemadaman atau semakan berkala terhadap ketepatan data. AVG menyatakan bahawa langkah yang munasabah mesti diambil untuk memastikan data yang tidak tepat disimpan dalam fail.
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang tempoh penyimpanan fail kakitangan? Kemudian baca blog kami tempoh penyimpanan fail pekerja.
Adakah fail kakitangan anda memenuhi keperluan yang disenaraikan di atas? Maka kemungkinan besar ia mematuhi AVG.
Jika, selepas membaca blog ini, anda masih mempunyai soalan tentang fail kakitangan atau tentang AVG, sila hubungi kami. kami peguam pekerjaan akan gembira untuk membantu anda!