Undang-undang mengenai pemfailan elektronik dalam daftar komersial: bagaimana kerajaan bergerak mengikut zaman
Pengenalan
Membantu pelanggan antarabangsa yang mempunyai perniagaan di Belanda adalah sebahagian daripada amalan harian saya. Bagaimanapun, Belanda adalah negara yang bagus untuk menjalankan perniagaan, tetapi mempelajari bahasa atau membiasakan diri dengan amalan perniagaan Belanda kadang kala menjadi rumit bagi syarikat asing. Oleh itu, tangan menolong sering dihargai. Skop bantuan saya berkisar dari membantu dalam tugas yang rumit, hingga membantu dalam komunikasi dengan pihak berkuasa Belanda. Baru-baru ini, saya menerima soalan daripada pelanggan untuk menjelaskan apa yang dinyatakan dengan tepat dalam surat dari Dewan Perniagaan Belanda. Surat ringkas, walaupun penting dan berinformasi ini menyangkut kebaharuan dalam penyata penyata kewangan, yang tidak lama lagi hanya dapat dilakukan secara elektronik. Surat itu adalah hasil dari keinginan pemerintah untuk bergerak seiring dengan waktu, untuk memanfaatkan kelebihan pertukaran data elektronik dan untuk memperkenalkan cara standard untuk menangani proses berulang tahun ini. Itulah sebabnya penyata kewangan harus disimpan secara elektronik dari tahun kewangan 2016 atau 2017, seperti yang terkandung dalam Wet deponering di handelsregisters langs elektronische weg (Undang-undang mengenai pemfailan elektronik dalam daftar komersial), yang diperkenalkan bersama dengan elektronische Besluit deponering handelsregister (Resolusi mengenai pemfailan elektronik dalam daftar komersial); yang terakhir memberikan peraturan terperinci tambahan. Cukup seteguk, tetapi apa sebenarnya yang disyaratkan oleh Akta dan Resolusi ini?
Dulu dan sekarang
Sebelum ini, penyata kewangan boleh disimpan di Dewan Perniagaan secara elektronik dan di atas kertas. Kod Sivil Belanda masih banyak mengetahui peruntukan berdasarkan deposit di atas kertas. Pada masa ini, kaedah ini dapat dilihat sebagai ketinggalan zaman dan saya sebenarnya agak terkejut kerana perkembangan ini tidak timbul sebelumnya. Tidak sukar untuk membayangkan bahawa penyata penyata kewangan di atas kertas mempunyai banyak kekurangan berbanding dengan pengarsipan elektronik dokumen-dokumen ini ketika melihat dari perspektif kos dan waktu. Fikirkan kos untuk kertas dan kos dan masa yang diperlukan untuk meletakkan penyata tahunan di atas kertas dan menyerahkannya - juga di atas kertas - ke Dewan Perniagaan, yang kemudian harus memproses dokumen bertulis ini, bahkan tidak menyebut waktu dan kos yang timbul semasa membiarkan draf akauntan atau mengesahkan penyata kewangan (tidak standard) ini. Oleh itu, pemerintah mengusulkan untuk menggunakan "SBR" (kependekan dari: Standard Business Report), yang merupakan kaedah elektronik standard untuk membuat dan mengirimkan maklumat dan dokumen kewangan, berdasarkan katalog data (Dutch Taxonomie). Katalog ini mengandungi definisi data, yang dapat digunakan untuk membuat penyata kewangan. Kelebihan lain dari kaedah SBR adalah bahawa bukan sahaja pertukaran data antara korporat dan Kamar Dagang akan dipermudah, tetapi, sebagai hasil dari standardisasi, pertukaran data dengan pihak ketiga juga akan menjadi lebih mudah. Syarikat kecil sudah dapat menyerahkan penyata tahunan secara elektronik melalui penggunaan kaedah SBR sejak 2007. Untuk perniagaan sederhana dan besar kemungkinan ini telah diperkenalkan pada tahun 2015.
Jadi, bila dan untuk siapa?
Pemerintah memperjelas bahawa jawaban untuk pertanyaan ini adalah kes khas dari "masalah ukuran". Perniagaan kecil akan diwajibkan untuk menghantar penyata kewangan secara elektronik melalui SBR dari tahun kewangan 2016 dan seterusnya. Sebagai alternatif, perniagaan kecil yang (draf dan) menyerahkan penyata kewangan sendiri, mempunyai kemungkinan untuk memasukkan penyata melalui perkhidmatan dalam talian percuma - perkhidmatan "zelf deponeren jaarrekening" -, yang beroperasi sejak 2014. Kelebihan ini perkhidmatan adalah bahawa seseorang tidak perlu membeli perisian yang "serasi dengan SBR". Perniagaan bersaiz sederhana perlu menghantar penyata kewangan melalui SBR dari tahun kewangan 2017 dan seterusnya. Juga untuk perniagaan ini, perkhidmatan dalam talian alternatif sementara ("opstellen jaarrekening") akan diperkenalkan. Melalui perkhidmatan ini, perniagaan bersaiz sederhana dapat menyusun penyata kewangan itu sendiri dalam format XBRL. Selepas itu penyataan ini boleh dihantar melalui portal dalam talian ("Digipoort"). Ini bermaksud bahawa syarikat tidak semestinya harus membeli perisian "serasi SBR" dengan segera. Perkhidmatan ini akan bersifat sementara dan akan disita selepas lima tahun, bermula dari tahun 2017. Belum ada kewajiban untuk perniagaan besar dan struktur kumpulan sederhana untuk memfailkan penyata kewangan melalui SBR. Ini kerana perniagaan ini harus menghadapi sekumpulan keperluan yang sangat kompleks. Harapannya ialah perniagaan ini akan berpeluang memilih antara pemfailan melalui SBR atau pemfailan melalui format Eropah tertentu mulai 2019 dan seterusnya.
Tiada peraturan tanpa pengecualian
Peraturan tidak akan menjadi peraturan jika tidak ada pengecualian yang harus dibuat. Dua, tepatnya. Peraturan baru mengenai pengajuan penyata keuangan tidak berlaku untuk entitas hukum dan perusahaan yang memiliki kantor terdaftar di luar Belanda, yang berdasarkan Handelsregisterbesluit 2008 (Resolusi Daftar Komersial 2008), memiliki kewajiban untuk mengajukan dokumen keuangan di Kamar Dagang, sejauh dan dalam bentuk di mana dokumen-dokumen ini harus didedahkan di negara pejabat yang didaftarkan. Pengecualian kedua dibuat untuk penerbit seperti yang didefinisikan dalam artikel 1: 1 dari Wft (Undang-Undang Pengawasan Keuangan) dan anak perusahaan penerbit, jika ini adalah penerbit itu sendiri. Penerbit adalah sesiapa sahaja yang ingin menerbitkan sekuriti atau berhasrat untuk menerbitkan sekuriti.
Titik perhatian lain
Namun, itu sahaja. Entiti undang-undang sendiri perlu memperhatikan beberapa aspek kepentingan tambahan. Salah satu aspek ini adalah hakikat bahawa entiti undang-undang akan tetap bertanggung jawab atas penyataan penyata kewangan yang sesuai dengan undang-undang. Ini antara lain, ini bermaksud bahawa penyata kewangan seharusnya dapat menghasilkan pandangan yang sedemikian rupa sehingga seseorang dapat menilai kedudukan kewangan entiti undang-undang dengan secukupnya. Oleh itu, saya menasihatkan setiap syarikat untuk memeriksa data dalam penyata kewangan dengan teliti sebelum mereka difailkan setiap masa. Akhir sekali, perhatikan hakikat bahawa enggan mengemukakan pernyataan dengan cara yang ditetapkan, akan menjadi kesalahan berdasarkan Wet op de Economische Delicten (Akta Kesalahan Ekonomi). Lebih mudah, telah disahkan bahawa penyata kewangan yang dibuat melalui kaedah SBR, dapat digunakan oleh mesyuarat pemegang saham untuk menetapkan penyata ini. Akaun ini juga dapat diaudit oleh akauntan sesuai dengan artikel 2: 393 Kanun Sipil Belanda.
Kesimpulan
Dengan pengenalan Undang-Undang mengenai pengajuan elektronik dalam daftar komersial dan Resolusi yang terkait, pemerintah telah menunjukkan kemajuan yang bagus. Oleh itu, perniagaan kecil dan sederhana akan menjadi wajib bagi penyata penyata kewangan secara elektronik masing-masing dari tahun 2016 dan 2017, kecuali syarikat tersebut termasuk dalam salah satu pengecualian. Kelebihannya banyak. Namun, saya menasihati semua syarikat untuk tetap berhati-hati kerana tanggungjawab terakhir masih ada pada syarikat yang wajib difailkan sendiri dan sebagai pengarah syarikat, anda pasti tidak mahu dibiarkan berurusan dengan akibatnya.
Hubungi Kami
Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau komen lebih lanjut setelah membaca artikel ini, jangan ragu untuk menghubungi mr. Maxim Hodak, peguam negara di Law & More melalui maxim.hodak@lawandmore.nl atau mr. Tom Meevis, peguam negara di Law & More melalui tom.meevis@lawandmore.nl atau hubungi kami di +31 (0) 40-3690680.