Klausa kontrak perniagaan di Belanda: apa yang mesti terkandung di dalamnya?

Kontrak perniagaan di bawah undang-undang Belanda memerlukan klausa yang jelas tentang pihak-pihak, pelaksanaan, harga dan pembayaran, terma dan syarat umum, liabiliti, penamatan, dan undang-undang serta forum yang terpakai. Tiada keperluan formal umum: kontrak juga boleh dimuktamadkan secara lisan, tetapi tanpa klausa bertulis yang jelas, anda bergantung pada peraturan umum Kanun Sivil Belanda, yang mungkin tidak sesuai dengan perniagaan anda.

Klausa-klausa yang memutuskan pertikaian jarang sekali mendapat perhatian paling banyak semasa rundingan. Empat adalah tegas. Pertama, terma dan syarat umum: ia hanya mengikat pihak yang satu lagi jika ia disediakan sebelum atau apabila kontrak dimuktamadkan. Rujukan pada invois yang dihantar selepas itu adalah terlalu lewat. Jika kedua-dua pihak merujuk kepada terma mereka sendiri, rujukan pertama biasanya diguna pakai, melainkan pihak yang satu lagi secara nyata menolaknya. Kedua, had liabiliti: ini sah pada prinsipnya, tetapi tidak boleh diandalkan jika itu tidak boleh diterima dalam keadaan tersebut. Oleh itu, had berkadar mempunyai peluang yang lebih baik daripada pengecualian menyeluruh. Ketiga, peruntukan penamatan: ia harus menyatakan secara nyata bila kontrak boleh ditamatkan untuk kemudahan dan dengan notis apa, kerana menamatkan kontrak jangka panjang tanpa klausa nyata sangat bergantung pada keadaan. Keempat, penyelesaian pertikaian dan klausa undang-undang yang terpakai, yang menentukan bukan sahaja di mana pertikaian didengar tetapi juga sama ada penghakiman boleh dikuatkuasakan di mana aset pihak yang satu lagi berada.

Apakah elemen asas yang terdapat dalam kontrak perniagaan?

Kontrak perniagaan sekurang-kurangnya harus mengenal pasti pihak-pihak dengan tepat, menerangkan pelaksanaan dengan jelas dan menetapkan harga dan syarat pembayaran. Unsur-unsur ini menghalang pertikaian yang paling biasa tentang siapa yang terikat dan apa yang telah dipersetujui.

Bagaimanakah anda menggambarkan parti-parti tersebut, prestasi dan harganya?

Di bawah undang-undang Belanda, kontrak dibentuk melalui tawaran dan penerimaan (Perkara 6:217 Kanun Sivil Belanda, Burgerlijk Wetboek , BW). Bagi kontrak perniagaan, adalah bijak untuk merekodkan semuanya secara bertulis, bermula dengan pihak-pihak: nama penuh sah mereka, nombor pendaftaran di Dewan Perniagaan Belanda ( Kamer van Koophandel , KvK) atau daftar asing, dan alamat berdaftar. Semak sama ada orang yang menandatangani diberi kuasa untuk mewakili syarikat. Daftar perdagangan menunjukkan siapa yang diberi kuasa untuk bertindak bagi pihak syarikat Belanda dan sama ada terdapat sekatan.

Huraian barangan atau perkhidmatan adalah sama pentingnya. Nyatakan dengan tepat apa yang akan dihantar, keperluan kualiti yang terpakai dan bila. Huraian yang samar-samar seperti "sokongan mengikut keperluan" atau "kualiti standard" membawa kepada pertikaian tentang sama ada prestasi tersebut mencukupi.

Terma kewangan merupakan tulang belakang kontrak: harga, sebarang pelarasan harga, terma pembayaran, invois dan akibat pembayaran lewat. Antara perniagaan, jika tiada tempoh pembayaran telah dipersetujui, pembayaran perlu dibuat dalam tempoh tiga puluh hari (Perkara 6:119a BW). Tempoh yang lebih panjang boleh dipersetujui, tetapi tempoh lebih daripada enam puluh hari hanya sah jika ia tidak terlalu tidak adil kepada pemiutang, dan sejak 1 Julai 2022, syarikat besar yang membayar pembekal kecil atau sederhana mungkin tidak bersetuju dengan tempoh lebih daripada tiga puluh hari. Jika pembayaran lewat, kepentingan komersial berkanun perlu dibuat tanpa notis keingkaran diperlukan.

Klausa perlindungan yang manakah perlu anda tambah?

Selain daripada asas-asasnya, kebanyakan kontrak perniagaan memerlukan klausa mengenai terma dan syarat umum, kerahsiaan, liabiliti, harta intelek dan penyelesaian pertikaian. Klausa-klausa ini menentukan kedudukan anda apabila sesuatu berlaku.

Terma dan syarat am ( algemene voorwaarden ) dikawal oleh Perkara 6:231 hingga 6:247 BW. Ia hanya mengikat jika pihak yang satu lagi menerimanya, yang juga boleh disiratkan, contohnya dengan rujukan dalam tawaran yang tidak dibantah. Di samping itu, anda mesti memberi pihak yang satu lagi peluang yang munasabah untuk membacanya sebelum atau apabila kontrak dimuktamadkan, contohnya dengan menghantarnya bersama tawaran; jika anda tidak berbuat demikian, pihak yang satu lagi pada prinsipnya boleh membatalkan klausa yang menjadi sandarannya (Perkara 6:233(b) BW). Klausa yang membebankan secara tidak munasabah juga boleh dibatalkan (Perkara 6:233(a) BW). Syarikat besar, dan syarikat yang menerbitkan akaun tahunan mereka, tidak boleh menggunakan perlindungan ini (Perkara 6:235 BW). Apabila kedua-dua pihak merujuk kepada terma am mereka sendiri, rujukan pertama akan diguna pakai melainkan pihak yang satu lagi menolaknya secara nyata (Perkara 6:225(3) BW).

Pengantaraan dan timbang tara adalah perkara biasa dalam kontrak perniagaan, tetapi ia bukanlah perkara lalai: tanpa klausa, pertikaian dibawa ke mahkamah biasa, bermula dengan mahkamah daerah (rechtbank).

Klausa manakah yang mesti terkandung dalam kontrak perniagaan Belanda?

Klausa-klausa penting tersebut adalah kerahsiaan, had liabiliti, harta intelek, penyelesaian pertikaian dan undang-undang yang terpakai, penamatan, serta pembayaran dan prestasi. Bagi setiap klausa, perkataan menentukan sama ada ia boleh digunakan dalam pertikaian.

Bagaimanakah anda mendraf klausa kerahsiaan, liabiliti dan IP?

Klausa kerahsiaan harus menentukan maklumat yang sulit, berapa lama obligasi tersebut akan bertahan, termasuk selepas kontrak tamat, dan apa yang berlaku jika ia dilanggar. Klausa penalti ( boetebeding ) memudahkan penguatkuasaan, kerana anda tidak perlu membuktikan kerugian anda. Walau bagaimanapun, mahkamah boleh mengurangkan penalti jika keadilan jelas memerlukannya (Perkara 6:94 BW). Perlu diingat bahawa Akta Perlindungan Rahsia Perdagangan ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) hanya melindungi maklumat yang telah diambil langkah kerahsiaan yang munasabah; klausa kerahsiaan adalah salah satu langkah tersebut.

Klausa had liabiliti mengehadkan ganti rugi yang boleh dituntut, contohnya kepada nilai kontrak atau jumlah yang dilindungi oleh insurans, dan mungkin mengecualikan jenis kerugian tertentu, seperti kerugian tidak langsung atau kehilangan keuntungan. Klausa sedemikian sah pada prinsipnya. Walau bagaimanapun, sesebuah pihak tidak boleh bergantung pada pengecualian jika itu tidak boleh diterima mengikut piawaian kewajaran dan keadilan (Perkara 6:248(2) BW), contohnya dalam kes niat atau kecuaian yang disengajakan oleh pihak pengurusannya. Lebih seimbang klausa tersebut, lebih besar kemungkinan ia akan ditegakkan.

Klausa harta intelek menentukan siapa yang memiliki hak ke atas karya, perisian, reka bentuk dan ciptaan yang dicipta di bawah kontrak, dan lesen yang diterima oleh pihak yang satu lagi. Di bawah undang-undang Belanda, pemindahan hak cipta memerlukan surat ikatan (Perkara 2 Akta Hak Cipta, Auteurswet ). Tanpa penyerahan bertulis, hak secara prinsipnya kekal dengan pencipta, contohnya pekerja bebas atau pembangun luaran, walaupun anda telah membayar untuk karya tersebut.

Bagaimanakah anda mengatur penyelesaian pertikaian dan undang-undang yang terpakai?

Pilih undang-undang dan forum yang berkenaan dengan jelas. Dalam kontrak antarabangsa, ini menentukan peraturan yang terpakai, di mana pertikaian didengar dan sama ada keputusan itu boleh dikuatkuasakan terhadap pihak yang satu lagi.

Dalam EU, pihak-pihak bebas memilih undang-undang yang terpakai (Perkara 3 Peraturan Rom I, 593/2008). Jika mereka tidak membuat pilihan, undang-undang negara pihak yang melaksanakan kewajipan ciri biasanya terpakai, contohnya penjual atau penyedia perkhidmatan. Pilihan mahkamah untuk mahkamah negara anggota EU pada prinsipnya dihormati di bawah Perkara 25 Peraturan Brussels I-bis (1215/2012), dan penghakiman kemudiannya boleh dikuatkuasakan di seluruh EU. Jika aset pihak yang satu lagi berada di luar EU, timbang tara selalunya merupakan pilihan yang lebih baik, kerana anugerah timbang tara boleh dikuatkuasakan di banyak negara yang menjadi pihak kepada Konvensyen New York 1958.

Pilihan di Belanda termasuk mahkamah daerah biasa, Mahkamah Komersial Belanda (NCC), di mana kes komersial antarabangsa boleh didengar dalam bahasa Inggeris, dan timbang tara, contohnya di bawah peraturan Institut Timbang Tara Belanda (NAI). Klausa berbilang langkah, dengan rundingan antara pihak pengurusan dahulu dan pengantaraan seterusnya, boleh membantu menyelesaikan konflik tanpa prosiding. Pastikan klausa sedemikian menyatakan tarikh akhir yang jelas, supaya ia tidak melambatkan langkah segera seperti prosiding ringkasan.

Bagaimanakah anda merangka klausa penamatan?

Nyatakan dengan jelas bila kontrak tamat, bagaimana ia boleh ditamatkan lebih awal dan dengan notis apa. Tanpa klausa yang jelas, adalah tidak dapat dipastikan sama ada dan atas terma apa kontrak jangka panjang boleh ditamatkan.

Kontrak jangka tetap tamat pada akhir tempohnya; penamatan awal pada prinsipnya hanya boleh dilakukan jika dipersetujui atau sekiranya berlaku pelanggaran. Bagi kontrak untuk tempoh yang tidak ditentukan, Kanun Sivil Belanda tidak mengandungi peraturan umum. Mengikut undang-undang kes Mahkamah Agung, kontrak sedemikian pada prinsipnya boleh ditamatkan, tetapi keperluan kewajaran dan keadilan mungkin bermaksud tempoh notis tertentu mesti dipatuhi, pampasan mesti ditawarkan, atau, dalam kes yang luar biasa, mesti ada sebab yang cukup serius. Klausa yang jelas mengenai tempoh notis dan sebarang pampasan mengelakkan ketidakpastian ini.

Juga mengawal selia penamatan untuk pelanggaran. Sesebuah pihak boleh membubarkan ( ontbinden ) kontrak jika pihak yang satu lagi gagal melaksanakan (Perkara 6:265 BW), tetapi biasanya hanya selepas notis ingkar telah diberikan (Perkara 6:74 dan 6:82 BW). Notis ingkar memberi pihak yang satu lagi tempoh akhir yang munasabah untuk melaksanakan. Ia tidak diperlukan jika tarikh akhir yang tetap telah dipersetujui (a fatale termijn ) atau jika pelaksanaan telah menjadi mustahil (Perkara 6:83 BW). Setujui dalam kontrak bagaimana notis mesti diberikan, contohnya melalui surat berdaftar atau melalui e-mel ke alamat tertentu.

Apakah yang sepatutnya dinyatakan dalam klausa pembayaran dan prestasi?

Klausa pembayaran dan prestasi harus menjadikan obligasi dapat diukur: jumlah, tarikh akhir, invois, tarikh penghantaran dan piawaian kualiti. Hanya obligasi yang dapat diukur sahaja yang dapat dikuatkuasakan dengan mudah.

Nyatakan mata wang, kaedah pembayaran, sebarang bayaran pendahuluan atau cagaran, dan bagaimana perubahan harga dikendalikan. Bagi pembayaran lewat, undang-undang telah memperuntukkan kepentingan komersial berkanun (Perkara 6:119a BW) dan, antara perniagaan, pampasan untuk kos kutipan sekurang-kurangnya €40 (Perkara 6:96(4) BW). Anda boleh bersetuju tentang faedah atau kos kutipan lain, dalam had undang-undang.

Untuk prestasi, huraikan hasil kerja, tahap perkhidmatan dan prosedur penerimaan. Prosedur penerimaan dengan tarikh akhir yang jelas menghalang perbincangan tentang sama ada prestasi tersebut mencukupi. Dalam kontrak jangka panjang, klausa indeksasi harga, yang dikaitkan sebagai contoh dengan indeks harga pengguna Statistik Belanda (CBS), melindungi daripada inflasi.

Jadual di bawah meringkaskan klausa-klausa penting dan apa yang perlu terkandung di dalamnya.

Apakah risiko yang biasa berlaku, dan bagaimana anda mengelakkannya?

Risiko yang paling biasa adalah perkataan yang samar-samar, masalah pembayaran, harta intelek yang tidak jelas dan peristiwa yang tidak dijangka. Anda mengurangkannya dengan bahasa yang tepat, pemeriksaan terhadap rakan niaga anda dan klausa yang menjangkakan perubahan.

Di manakah biasanya silapnya kontrak?

Kekaburan adalah risiko yang paling ketara. Di bawah undang-undang Belanda, kontrak tidak ditafsirkan berdasarkan teks sahaja, tetapi mengikut apa yang boleh disimpulkan secara munasabah oleh pihak-pihak daripada kenyataan dan tingkah laku masing-masing dalam keadaan tersebut (ujian Haviltex, Mahkamah Agung 13 Mac 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Oleh itu, perkataan yang tidak jelas memberi ruang untuk hujah tentang apa yang sebenarnya dimaksudkan, dan keseluruhan klausa perjanjian tidak sepenuhnya mengecualikannya.

Risiko kewangan merupakan kelemahan kedua. Keingkaran pembayaran dan obligasi pembayaran yang tidak jelas boleh membebankan hubungan. Terma pembayaran yang jelas, keselamatan seperti pengekalan hak milik atau jaminan bank, dan pemeriksaan kelayakan kredit pihak lawan membantu mengehadkan kerugian.

Harta intelek merupakan bidang risiko ketiga. Tanpa klausa yang jelas, pembekal mungkin mengekalkan hak ke atas perisian atau reka bentuk yang anda bayar, atau maklumat sulit mungkin digunakan oleh pihak lain selepas kontrak tamat. Klausa yang jelas tentang pemilikan, penggunaan dan penyerahan hak menghalang perkara ini.

Teknik manakah yang dapat mengurangkan risiko kontraktual?

Semak pihak lawan anda sebelum anda menandatangani, sertakan klausa force majeure dan pertimbangkan bagaimana kontrak harus bertindak balas terhadap keadaan yang berubah-ubah. Langkah-langkah ini menjadikan kontrak lebih berdaya tahan.

Usaha wajar asas pihak lawan anda termasuk menyemak daftar perdagangan (siapa yang diberi kuasa untuk menandatangani, sama ada syarikat itu masih aktif), kedudukan kewangannya dan reputasinya. Untuk kontrak yang lebih besar, minta rujukan atau penyata kewangan.

Undang-undang Belanda mempunyai peraturan force majeure statutori: sesebuah pihak tidak bertanggungjawab atas kegagalan untuk melaksanakan sesuatu yang tidak boleh dikaitkan dengannya oleh undang-undang, oleh kontrak atau mengikut pandangan yang diterima umum (Perkara 6:75 BW). Oleh kerana peraturan itu bersifat umum, adalah bijak untuk menyatakan dalam klausa force majeure peristiwa mana yang layak, seperti bencana alam, pandemik, mogok atau langkah kerajaan, dan apa yang berlaku jika situasi itu berlarutan, contohnya hak untuk menamatkan selepas tempoh tertentu. Secara berasingan, mahkamah boleh meminda atau membubarkan kontrak dalam keadaan yang tidak dijangka yang begitu serius sehingga pihak yang satu lagi tidak boleh menjangkakan kontrak itu kekal tidak berubah (Perkara 6:258 BW). Mahkamah menggunakan peraturan ini dengan berhati-hati.

Perlindungan perundangan dan kewangan yang manakah membantu dalam jangka masa panjang?

Semakan kontrak berkala dan mekanisme pelarasan harga melindungi anda sepanjang tempoh kontrak, bersama-sama dengan insurans yang meliputi liabiliti yang anda terima.

Semak kontrak jangka panjang secara berkala, contohnya sekali setahun. Periksa juga sama ada terma dan syarat umum anda masih terkini dan benar-benar diberikan kepada pelanggan.

Klausa indeksasi harga membenarkan pelarasan harga berkala berdasarkan indeks objektif. Ini menghalang kontrak jangka panjang daripada menjadi tidak menguntungkan kerana inflasi. Tanpa klausa sedemikian, anda secara amnya terikat dengan harga yang dipersetujui, dan kenaikan harga hanya boleh dikenakan dalam kes-kes yang luar biasa.

Bagaimanakah anda menyesuaikan kontrak dengan perniagaan anda?

Undang-undang Belanda memberikan kebebasan kontrak yang luas kepada pihak-pihak yang terlibat, supaya anda boleh membentuk kontrak untuk perniagaan anda. Mulakan daripada risiko dan objektif anda sendiri, dan gunakan templat hanya sebagai titik permulaan.

Apakah perbezaan setiap sektor?

Setiap sektor mempunyai titik fokusnya sendiri. Syarikat teknologi memerlukan klausa yang kukuh mengenai harta intelek, lesen, data dan tahap perkhidmatan. Pengilang memerlukan spesifikasi kualiti terperinci, terma penghantaran dan prosedur pemeriksaan yang melangkaui perkataan standard.

Penyedia perkhidmatan harus memberi perhatian khusus kepada penerangan perkhidmatan dan hasil kerja, kerana di situlah kebanyakan pertikaian timbul. Kontrak pembinaan sering menggunakan syarat standard, seperti UAV 2012, dan dalam sektor kewangan, keperluan kawal selia khusus terpakai. Kontrak yang melibatkan data peribadi juga mesti mematuhi GDPR, yang mungkin memerlukan perjanjian pemprosesan data yang berasingan.

Bagaimanakah anda memastikan kontrak tersebut sesuai dengan objektif anda?

Dalam projek teknologi dan inovasi, kontrak harus menjangka perkembangan masa hadapan: siapa yang memiliki penambahbaikan, bagaimana perubahan dalam skop dikendalikan, dan bagaimana kontrak menyesuaikan diri dengan versi atau teknologi baharu. Prosedur perubahan dengan peraturan yang jelas tentang harga dan perancangan menghalang perbincangan di kemudian hari.

Jika anda menjalankan perniagaan di beberapa negara, semak sama ada terma kontrak tersebut serasi dengan undang-undang di setiap negara, contohnya mengenai peraturan pengguna atau agensi mandatori. Pilihan undang-undang Belanda tidak selalunya mengetepikan peraturan mandatori negara lain.

Bagaimanakah anda memastikan kontrak fleksibel?

Indeksasi terbina dalam, semakan prestasi berkala dan prosedur rundingan semula. Tanpanya, mahkamah hanya akan melaraskan kontrak dalam kes-kes luar biasa di bawah Perkara 6:258 BW.

Peruntukkan setiap risiko kepada pihak yang paling mampu mengawal atau menginsuranskannya, dan nyatakan perkara ini secara jelas, kerana jika tidak, Artikel 6:74 dan 6:75 BW akan menentukan siapa yang menanggungnya.

Klausa force majeure dan kesusahan telah menjadi lebih penting dalam beberapa tahun kebelakangan ini, selepas pandemik dan gangguan dalam rantaian bekalan dan harga tenaga. Klausa yang menetapkan apa yang berlaku dalam situasi sedemikian, contohnya kewajipan untuk merundingkan semula atau hak untuk menggantung atau menamatkan, menawarkan lebih banyak kepastian daripada bergantung pada peraturan umum Perkara 6:75 dan 6:258 BW.

Apa yang perlu anda semak sebagai pembekal?

Sebagai pihak yang menyerahkan, anda terutamanya memerlukan perlindungan daripada kegagalan pembayaran dan liabiliti tanpa had. Semak perkara ini sebelum anda menandatangani.

• Adakah anda telah menghantar terma umum anda bersama tawaran tersebut, supaya pelanggan tidak boleh membatalkannya di bawah Perkara 6:233(b) BW?
• Adakah liabiliti anda dihadkan, contohnya pada nilai kontrak atau jumlah yang diinsuranskan, dengan pengecualian untuk kecuaian niat dan kecuaian besar?
• Adakah tempoh pembayaran kekal dalam tempoh tiga puluh hari, atau paling lama enam puluh hari, di bawah Perkara 6:119a BW?
• Adakah anda telah bersetuju untuk mengekalkan hak milik atau bentuk cagaran lain untuk pesanan yang besar?
• Adakah klausa indeksasi harga melindungi anda dalam kontrak yang berlangsung selama lebih daripada setahun?

Apa yang perlu anda semak sebagai pelanggan?

Sebagai pihak yang membeli, anda terutamanya memerlukan penerangan yang jelas tentang prestasi dan hak ke atas apa yang anda bayar. Semak perkara ini sebelum anda menandatangani.

• Adakah hasil kerja, tahap perkhidmatan dan prosedur penerimaan diterangkan dalam istilah yang boleh diukur?
• Adakah hak cipta dalam perisian atau reka bentuk diberikan kepada anda melalui surat ikatan, seperti yang dikehendaki oleh Perkara 2 Akta Hak Cipta?
• Adakah had liabiliti pembekal memberi anda pemulihan yang mencukupi sekiranya berlaku masalah?
• Bolehkah anda tamatkan kontrak lebih awal, dengan notis apa, dan apa yang berlaku kepada data anda apabila kontrak tamat?
• Adakah orang yang menandatangani untuk pembekal tersebut tertera dalam daftar perdagangan KvK sebagai orang yang dibenarkan berbuat demikian?

Apa yang boleh kami lakukan untuk anda dengan kontrak perniagaan?

Kami mendraf dan menyemak kontrak perniagaan di bawah undang-undang Belanda untuk syarikat Belanda dan antarabangsa; halaman peguam korporat kami menerangkan kerja ini dengan lebih terperinci.

• Kami menyemak draf kontrak anda dan menandakan klausa-klausa yang menimbulkan risiko kepada anda.
• Kami mendraf atau mengemas kini terma dan syarat umum anda dan menasihati cara untuk menyediakannya.
• Kami mendraf klausa liabiliti, penamatan, force majeure dan indeksasi yang sesuai dengan perniagaan anda.
• Kami memberi nasihat tentang pilihan undang-undang dan forum, termasuk Mahkamah Komersial Belanda dan timbang tara NAI.
• Kami menghantar notis ingkar atau surat penamatan apabila pihak yang satu lagi gagal melaksanakan tugas.

Ringkasan

• Kontrak perniagaan Belanda tidak mempunyai keperluan formal, tetapi klausa bertulis yang jelas mengenai pihak-pihak, prestasi, harga dan pembayaran dapat mencegah kebanyakan pertikaian.
• Terma dan syarat am mesti diterima dan disediakan sebelum atau apabila kontrak dimuktamadkan; dalam pertempuran borang, rujukan pertama diutamakan melainkan ditolak secara nyata.
• Had liabiliti yang berkadar lebih cenderung untuk ditegakkan berbanding pengecualian menyeluruh (Perkara 6:248(2) BW).
• Mengawal selia penamatan, notis ingkar, force majeure dan indeksasi harga secara nyata, kerana peraturan berkanun adalah umum.
• Pilih undang-undang dan forum yang berkenaan dengan mengambil kira penguatkuasaan: Penghakiman mahkamah EU beredar di dalam EU, dan award timbang tara juga di luarnya.

Soalan lazim