Tadbir urus korporat di Belanda: peraturan untuk BV dan NV

Kewajipan tadbir urus korporat untuk syarikat Belanda datang daripada tiga sumber: Buku 2 Kanun Sivil Belanda (BW), Kod Tadbir Urus Korporat Belanda untuk syarikat tersenarai, dan peraturan sektor untuk institusi kewangan dan perniagaan terkawal lain. Kebanyakan ralat pematuhan timbul apabila lapisan ini keliru, contohnya apabila syarikat swasta menganggap bahawa Kod tersebut terpakai kepadanya, atau syarikat tersenarai menganggap Kod tersebut sebagai pilihan.

Bagi syarikat swasta, teras praktikalnya sederhana tetapi sering diabaikan: keputusan yang diambil oleh badan yang betul, prosedur untuk konflik kepentingan, rekod yang betul dan akaun tahunan yang difailkan tepat pada masanya. Kegagalan untuk mematuhi tarikh akhir pemfailan mempunyai akibat yang serius, kerana dalam kebankrapan ia membawa kepada anggapan pengurusan yang tidak betul.

Peraturan manakah yang terpakai kepada syarikat anda?

Setiap BV dan NV Belanda tertakluk kepada peraturan mandatori Buku 2 BW. Kod Tadbir Urus Korporat Belanda hanya terpakai kepada syarikat tersenarai dan peraturan sektor hanya terpakai jika anda beroperasi dalam sektor yang dikawal selia.

Buku 2 BW menetapkan siapa yang melakukan apa dalam syarikat: lembaga pengurusan (bestuur) mengendalikan syarikat, lembaga penyeliaan (raad van commissarissen) menyelianya jika ada, dan mesyuarat agung (algemene vergadering) pemegang saham mengambil keputusan yang dikhaskan untuknya oleh undang-undang atau oleh artikel persatuan. Peraturan ini terpakai kepada syarikat sendirian berhad (besloten vennootschap, BV) dan syarikat awam berhad (naamloze vennootschap, NV), dengan perbezaan terperinci. Teks berkanun boleh didapati di wetten.overheid.nl.

Kod Tadbir Urus Korporat Belanda mengandungi prinsip dan peruntukan amalan terbaik untuk syarikat tersenarai. Syarikat tersenarai mesti melaporkan dalam laporan pengurusan mereka sama ada mereka mematuhinya dan menjelaskan sebarang penyimpangan. Teks semasa diterbitkan oleh Kod Tadbir Urus Korporat Jawatankuasa Pemantauan di mccg.nl.

Bank, penanggung insurans, firma pelaburan dan beberapa perniagaan lain menghadapi peraturan tadbir urus tambahan, contohnya mengenai kesesuaian dan integriti pengarah, yang diselia oleh De Nederlandsche Bank (DNB) dan Pihak Berkuasa Pasaran Kewangan Belanda (AFM). Jika perniagaan anda dikawal selia, peraturan tersebut akan dikecualikan daripada undang-undang syarikat.

Adakah anda memerlukan papan dua peringkat?

Bukan secara prinsipnya. BV atau NV boleh beroperasi dengan lembaga pengurusan sahaja, dengan lembaga pengurusan dan lembaga penyeliaan (dua peringkat), atau dengan satu lembaga pengarah eksekutif dan bukan eksekutif (satu peringkat, Perkara 2:129a dan Perkara 2:239a BW).

Lembaga penyeliaan menjadi mandatori di bawah rejim struktur (structuurregime) untuk syarikat besar. Rejim tersebut terpakai apabila sesebuah syarikat memenuhi tiga kriteria untuk tempoh berterusan: modal dan rizab yang dikeluarkan melebihi ambang yang ditetapkan melalui dekri, ia atau syarikat tanggungan mempunyai majlis kerja, dan ia menggaji sekurang-kurangnya 100 orang di Belanda. Lembaga penyeliaan sesebuah syarikat struktur mempunyai kuasa tambahan, seperti melantik pengarah dalam rejim struktur penuh. Lembaga satu peringkat dengan pengarah bukan eksekutif boleh menggantikan lembaga penyeliaan.

Syarikat yang lebih kecil jarang memerlukan lembaga penyeliaan. Pelabur kadangkala meminta satu atau lembaga penasihat; lembaga penasihat tanpa asas dalam artikel tidak mempunyai kuasa berkanun di bawah Buku 2 BW.

Apakah tugas yang dipikul oleh para pengarah?

Para pengarah mesti melaksanakan tugas mereka dengan betul dan demi kepentingan syarikat dan perniagaannya (Perkara 2:9 dan Perkara 2:129 atau 2:239 BW). Kepentingan tersebut merangkumi kepentingan pemegang saham, pekerja dan pihak berkepentingan lain.

Lembaga pengurusan bertanggungjawab secara kolektif, walaupun para pengarah telah membahagikan tugas antara mereka sendiri. Di bawah Perkara 2:9(2) BW, seorang pengarah terlepas daripada liabiliti atas pengurusan yang tidak betul hanya jika perkara itu bukan tanggungjawab mereka di bawah pembahagian tugas, mereka tidak boleh dipersalahkan atasnya dan mereka tidak cuai dalam mengambil langkah untuk mencegah akibatnya. Dalam praktiknya, ini bermakna seorang pengarah tidak boleh hanya mengatakan bahawa kewangan adalah bidang rakan sekerja.

Seorang pengarah bertanggungjawab secara peribadi kepada syarikat hanya jika teguran serius (ernstig verwijt) boleh dibuat terhadap mereka. Itu adalah ambang batas yang tinggi. Bertindak terhadap artikel, mengabaikan amaran yang jelas atau mengambil risiko yang tidak boleh diterima boleh memenuhinya. Pengarah juga boleh bertanggungjawab kepada pihak ketiga, contohnya jika mereka menyebabkan syarikat memikul obligasi sedangkan mereka tahu atau sepatutnya tahu bahawa ia tidak dapat memenuhinya.

Setiap tahun mesyuarat agung boleh memberikan pelepasan ( decharge ) kepada para pengarah untuk pengurusan mereka. Pelepasan tidak automatik dan mempunyai had. Di bawah undang-undang kes Belanda, ia hanya meliputi apa yang boleh diketahui oleh para pemegang saham daripada akaun tahunan atau daripada maklumat yang diberikan kepada mereka. Ia tidak melindungi pengarah daripada tuntutan oleh pemegang amanah muflis bagi pihak pemiutang.

Para pengarah juga mesti menyimpan rekod kedudukan kewangan syarikat yang betul, supaya hak dan obligasinya dapat ditentukan pada bila-bila masa (Perkara 2:10 BW). Rekod tersebut mesti disimpan selama tujuh tahun. Dalam kebankrapan, rekod yang buruk membawa kepada anggapan pengurusan yang tidak betul seperti pemfailan akaun tahunan yang lewat.

Bagaimanakah anda mengendalikan konflik kepentingan?

Seorang pengarah yang mempunyai kepentingan peribadi secara langsung atau tidak langsung yang bercanggah dengan kepentingan syarikat tidak boleh mengambil bahagian dalam perbincangan dan pembuatan keputusan mengenai perkara tersebut (Perkara 2:129(6) dan Perkara 2:239(6) BW). Jika tiada resolusi yang boleh diterima pakai, lembaga penyeliaan yang akan memutuskan, atau mesyuarat agung jika tiada lembaga penyeliaan, melainkan jika artikel tersebut memperuntukkan sebaliknya.

Konflik wujud apabila seorang pengarah tidak boleh dijangka untuk memenuhi kepentingan syarikat dengan integriti dan objektiviti yang diperlukan, contohnya apabila syarikat itu mengikat kontrak dengan syarikat lain yang dimiliki oleh pengarah tersebut. Catatkan dalam minit mesyuarat bahawa seorang pengarah tidak mengambil bahagian dan sebabnya. Resolusi yang diguna pakai yang melanggar peraturan konflik boleh dibatalkan, dan pengarah yang mengabaikan peraturan tersebut lebih terdedah kepada liabiliti.

Satu contoh untuk menggambarkan: sebuah BV mempunyai dua orang pengarah, salah seorang daripada mereka juga memiliki syarikat yang akan menyewakan bangunan kepada BV tersebut. Pengarah tersebut harus mengisytiharkan konflik tersebut, meninggalkan perbincangan dan tidak mengundi. Pengarah yang lain memutuskan sendiri, dan minit mesyuarat merekodkan mengapa sewa tersebut berada di peringkat pasaran. Jika artikel tersebut memberikan keputusan kepada lembaga penyeliaan atau mesyuarat agung dalam situasi tersebut, badan tersebut akan memutuskan sebaliknya.

Dalam syarikat yang mempunyai pengarah tunggal yang juga merupakan pemegang saham tunggal, mesyuarat agung membuat keputusan. Adalah dinasihatkan untuk merekodkannya secara bertulis, kerana pemegang amanah kebankrapan akan meneliti transaksi sedemikian dengan teliti kemudian.

Keputusan manakah yang menjadi hak pemegang saham?

Mesyuarat agung mempunyai semua kuasa yang tidak diberikan oleh undang-undang atau artikel kepada lembaga pengurusan atau badan lain. Ini termasuk menerima pakai akaun tahunan, meminda artikel, melantik dan memecat pengarah dan, dalam BV, memutuskan pengagihan.

Pemegang saham mempunyai hak untuk hadir dan berucap di mesyuarat agung dan, bergantung pada saham mereka, untuk mengundi. Sejak Akta Flex BV 2012, artikel BV boleh mewujudkan saham tanpa hak mengundi atau tanpa hak keuntungan. Artikel tersebut juga boleh mewajibkan lembaga pengurusan untuk mengikuti arahan daripada mesyuarat agung, selagi arahan tersebut tidak bercanggah dengan kepentingan syarikat.

Pengagihan kepada pemegang saham dalam BV tertakluk kepada dua ujian. Ekuiti mesti melebihi rizab yang mesti dikekalkan, dan lembaga pengurusan mesti meluluskan pengagihan tersebut, yang hanya boleh dilakukan jika syarikat boleh terus membayar hutangnya selepas itu (Perkara 2:216 BW). Pengarah yang meluluskan pengagihan sedangkan mereka tahu atau sepatutnya menjangkakan bahawa syarikat tidak dapat terus membayar hutangnya bertanggungjawab secara bersama dan berasingan atas kekurangan tersebut.

Bilakah anda mesti menyediakan dan memfailkan akaun tahunan?

Lembaga pengurusan mesti menyediakan akaun tahunan dalam tempoh lima bulan selepas akhir tahun kewangan, tempoh yang boleh dilanjutkan oleh mesyuarat agung sehingga lima bulan (Perkara 2:210 BW untuk BV). Akaun mesti difailkan dengan Dewan Perniagaan (KvK) dalam tempoh lapan hari selepas penerimaan dan dalam apa jua keadaan dalam tempoh dua belas bulan selepas akhir tahun kewangan (Perkara 2:394 BW).

Syarikat-syarikat kecil mungkin memfailkan akaun yang dipendekkan, tetapi mereka masih perlu memfailkan. Akibat daripada pemfailan lewat adalah ketara. Jika syarikat muflis dalam tempoh tiga tahun selepas pemfailan lewat, lembaga pengurusan dianggap telah melaksanakan tugasnya dengan tidak betul, dan ini dianggap sebagai punca penting kebankrapan (Perkara 2:248(2) BW). Pengarah kemudian menghadapi liabiliti peribadi untuk defisit tersebut, melainkan mereka boleh menyangkal andaian tersebut, yang mana sukar.

Pastikan juga daftar pemegang saham dikemas kini (Perkara 2:194 BW untuk BV) dan daftarkan pemilik benefisial muktamad (UBO) dengan Dewan Perniagaan.

Apakah peraturan tambahan yang terpakai kepada syarikat tersenarai?

Syarikat tersenarai mesti menggunakan Kod Tadbir Urus Korporat atas dasar patuh atau jelas dan memenuhi keperluan berkanun selanjutnya mengenai komposisi lembaga pengarah, imbuhan dan pendedahan. AFM menyelia kewajipan pelaporan kewangan dan pendedahan mereka.

Mematuhi atau menjelaskan bermaksud penyimpangan daripada Kod dibenarkan jika syarikat menerangkannya dengan betul dalam laporan pengurusannya. Ini tidak bermakna Kod adalah pilihan: syarikat yang tidak mematuhi atau menjelaskan melanggar kewajipan pelaporan berkanunnya. Pemegang saham boleh membangkitkan perkara tersebut di mesyuarat agung.

Jawatankuasa Pemantauan telah menerbitkan versi terkini, Kod Tadbir Urus Korporat 2025, pada 20 Mac 2025. Ia terpakai bagi tahun kewangan yang bermula pada atau selepas 1 Januari 2025. Satu tambahan penting ialah lembaga pengurusan mesti memberikan penyata mengenai keberkesanan sistem pengurusan risiko dan kawalan dalaman syarikat. Kod 2025 telah ditetapkan melalui dekri pada 23 Januari 2026 (Staatsblad 2026, 15) di bawah Perkara 2:391a BW, jadi tugas pelaporan terletak padanya mengikut undang-undang.

Sejak 1 Januari 2022, lembaga penyeliaan NV yang tersenarai mesti terdiri daripada sekurang-kurangnya satu pertiga lelaki dan sekurang-kurangnya satu pertiga wanita, dan pelantikan yang tidak menyumbang kepada keseimbangan ini adalah tidak sah (Perkara 2:142b BW). NV dan BV yang besar juga mesti menetapkan sasaran yang sesuai untuk keseimbangan jantina dalam lembaga pengurusan dan penyeliaan mereka dan melaporkannya. Syarikat tersenarai mesti mengemukakan dasar imbuhan selanjutnya kepada mesyuarat agung untuk diterima pakai dan menerbitkan laporan imbuhan tahunan.

Peraturan lain yang manakah mempengaruhi tadbir urus?

Penyertaan pekerja, perlindungan pemberi maklumat, saringan pelaburan dan pelaporan kemampanan masing-masing menambah obligasi. Yang mana satu yang terpakai bergantung pada saiz dan sektor anda.

Sebuah syarikat yang biasanya menggaji sekurang-kurangnya 50 orang mesti menubuhkan majlis kerja (ondernemingsraad) di bawah Akta Majlis Kerja (Wet op de ondernemingsraden). Majlis kerja mempunyai hak untuk memberi nasihat tentang keputusan penting, seperti perubahan kawalan atau penyusunan semula besar-besaran, dan hak untuk bersetuju dengan peraturan pekerjaan tertentu. Mengabaikan hak-hak tersebut boleh menyebabkan keputusan disekat oleh Dewan Perusahaan (Ondernemingskamer).

Majikan yang mempunyai sekurang-kurangnya 50 pekerja mesti mempunyai prosedur dalaman untuk melaporkan salah laku yang disyaki di bawah Akta Perlindungan Pemberi Maklumat (Wet bescherming klokkenluiders). Pelaburan dalam syarikat yang aktif dalam proses penting atau teknologi sensitif mungkin perlu dimaklumkan di bawah Akta Saringan Pelaburan (Wet Vifo).

Syarikat-syarikat besar juga tertakluk kepada peraturan pelaporan kemampanan EU. EU telah menyemak semula skop dan masa peraturan ini pada tahun 2025 dan 2026, jadi semak keperluan yang terpakai kepada syarikat anda untuk tahun kewangan tersebut sebelum anda membina proses pelaporan.

Apa yang berlaku apabila tadbir urus menjadi salah?

Pemegang saham atau majlis kerja boleh meminta Dewan Perusahaan Amsterdam Mahkamah Rayuan untuk memerintahkan siasatan ke atas dasar dan hal ehwal syarikat. Dewan Perusahaan juga boleh mengambil langkah segera, seperti menggantung pengarah atau melantik pengarah penyelia sementara.

Prosedur siasatan (enquêteprocedure) di bawah Perkara 2:344 dan selepas BW merupakan alat yang ampuh dalam pertikaian pemegang saham. Had untuk pemegang saham bergantung pada saiz syarikat dan modalnya. Jika siasatan menunjukkan salah urus, mahkamah boleh mengenakan langkah muktamad, termasuk memecat pengarah atau membatalkan resolusi. Secara berasingan, resolusi yang tidak diguna pakai mengikut undang-undang atau artikel boleh terbatal atau boleh dibatalkan (Perkara 2:14 dan 2:15 BW). Oleh itu, pengambilan keputusan yang teliti melindungi syarikat serta pengarah.

Apa yang perlu anda semak sebagai pengarah?

Kebanyakan liabiliti pengarah bermula dengan formaliti yang diabaikan. Semak perkara ini sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Adakah resolusi diambil oleh badan yang ditetapkan oleh artikel tersebut, dan direkodkan secara bertulis?
• Adakah anda mempunyai prosedur untuk konflik kepentingan di bawah Perkara 2:129(6) atau 2:239(6) BW, dan adakah tindakan tidak penyertaan diminitkan?
• Adakah akaun tahunan disediakan dalam tempoh lima bulan dan difailkan dengan KvK dalam tempoh dua belas bulan selepas tahun kewangan?
• Adakah setiap pengedaran dalam BV lulus ujian pengedaran Artikel 2:216 BW, yang didokumenkan pada masa kelulusan?
• Adakah syarikat telah mencapai ambang 50 pekerja untuk majlis kerja dan prosedur pendedahan maklumat, atau kriteria rejim struktur?

Apa yang perlu anda semak sebagai pemegang saham?

Pemegang saham menggunakan pengaruh melalui mesyuarat agung dan artikel. Semak perkara ini sebelum anda melabur atau mengundi.

• Keputusan manakah yang dikhaskan untuk mesyuarat agung oleh artikel tersebut, dan bolehkah ia memberikan arahan kepada lembaga pengarah?
• Adakah saham anda mempunyai hak mengundi dan keuntungan, atau adakah artikel tersebut mewujudkan kelas lain di bawah peraturan Flex BV?
• Adakah nama anda telah direkodkan dengan betul dalam daftar pemegang saham?
• Adakah pemberian pelepasan meliputi lebih daripada sekadar akaun tahunan dan maklumat yang sebenarnya anda terima?
• Adakah anda memegang saham yang mencukupi untuk meminta siasatan daripada Dewan Perusahaan di bawah Perkara 2:346 BW?

Apa yang boleh kami lakukan untuk anda dengan tadbir urus korporat?

Kami menasihati pengarah, pengarah penyelia dan pemegang saham syarikat Belanda tentang tadbir urus, membuat keputusan dan liabiliti; halaman peguam korporat kami dan artikel kami tentang mendaftarkan syarikat di Belanda memberikan lebih banyak latar belakang.

• Kami menyemak artikel persatuan dan perjanjian pemegang saham anda dan mencadangkan pindaan.
• Kami mendraf resolusi lembaga pengarah dan pemegang saham, termasuk resolusi mengenai konflik kepentingan dan pengagihan.
• Kami menyediakan prosedur konflik kepentingan dan peraturan lembaga yang sesuai dengan syarikat anda.
• Kami menilai risiko liabiliti pengarah selepas tarikh akhir pemfailan yang terlepas atau pengagihan yang dipertikaikan.
• Kami menyediakan dan menjalankan prosiding siasatan di hadapan Dewan Perusahaan Amsterdam Mahkamah Rayuan.

Ringkasan

• Buku 2 BW terpakai kepada setiap BV dan NV; Kod Tadbir Urus Korporat terpakai kepada syarikat tersenarai atas dasar patuh atau jelaskan.
• Lembaga penyeliaan hanya wajib di bawah rejim struktur; lembaga satu peringkat juga mungkin.
• Seorang pengarah yang mempunyai kepentingan peribadi yang bercanggah tidak boleh mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan.
• Failkan akaun tahunan dalam tempoh dua belas bulan selepas tahun kewangan; pemfailan lewat membawa kepada andaian pengurusan yang tidak wajar dalam kebankrapan.
• Pengagihan dalam BV memerlukan kelulusan lembaga berdasarkan ujian kesolvenan, dengan liabiliti peribadi untuk pengarah yang melakukan kesilapan.

Soalan lazim