Pemantauan pekerja di Belanda: apa yang majikan boleh dan tidak boleh lakukan

Pemantauan pekerja adalah sah di Belanda hanya jika majikan mempunyai tujuan khusus dan sah yang melebihi privasi tenaga kerja, jika cara yang tidak kurang mengganggu akan mencapai tujuan tersebut, dan jika kakitangan telah diberitahu terlebih dahulu apa yang dipantau dan mengapa. Peraturan tersebut berasal dari AVG (nama Belanda untuk Peraturan Perlindungan Data Umum ), dari Uitvoeringswet AVG, dan dari Wet op de ondernemingsraden, yang dalam kebanyakan kes memerlukan majlis kerja untuk bersetuju sebelum sebarang sistem pemantauan diperkenalkan. Pemantauan yang diperkenalkan tanpa langkah-langkah tersebut adalah menyalahi undang-undang, walau apa pun yang dinyatakan dalam kontrak pekerjaan.

Peraturan manakah yang mengawal pemantauan pekerja di Belanda

Empat badan undang-undang terpakai sekaligus, dan majikan yang hanya melihat yang pertama akan menghadapi masalah. AVG mengawal setiap pemprosesan data peribadi, dan pemantauan adalah pemprosesan mengikut definisi. Uitvoeringswet AVG (UAVG) mengisi pilihan kebangsaan yang dibiarkan terbuka oleh Peraturan dan merupakan statut yang memberikan Autoriteit Persoonsgevens kuasa penyeliaannya. Perkara 8 Konvensyen Eropah mengenai Hak Asasi Manusia melindungi kehidupan peribadi, dan Mahkamah Hak Asasi Manusia Eropah telah mengesahkan bahawa perlindungan ini tidak berhenti di pintu pejabat: surat-menyurat dan komunikasi di tempat kerja termasuk di dalamnya, dan majikan mesti memberi notis terlebih dahulu tentang sifat dan tahap sebarang pemantauan terhadapnya.

Undang-undang pekerjaan Belanda menambah lapisannya yang tersendiri. Artikel 7:611 Burgerlijk Wetboek mewajibkan majikan untuk bertindak sebagai majikan yang baik, dan mahkamah akan menggunakan piawaian tersebut untuk pemantauan yang secara teknikalnya boleh dipertahankan di bawah undang-undang perlindungan data tetapi tidak seimbang dalam hubungan pekerjaan. Akhir sekali, undang-undang jenayah menetapkan sempadan luar: merakam perbualan yang anda bukan pihak, dan merakam orang secara rahsia dengan peranti tersembunyi di ruang peribadi atau tertutup, adalah kesalahan jenayah tersendiri, dan kontrak pekerjaan mahupun dasar privasi tidak boleh membenarkannya.

Bersama-sama ini menghasilkan satu peraturan praktikal. Pemantauan tidak dilarang, tetapi ia bukanlah hak pengurusan yang boleh diumumkan begitu sahaja. Ia adalah operasi pemprosesan yang perlu direka bentuk, dijustifikasikan, didokumenkan dan dipersetujui sebelum bait pertama dikumpulkan. Gambaran keseluruhan kami tentang undang-undang privasi Belanda menetapkan bagaimana kewajipan tersebut sesuai bersama merentasi sesebuah organisasi.

Asas yang sah: mengapa persetujuan hampir tidak pernah berkesan

Setiap langkah pemantauan memerlukan asas yang sah di bawah artikel 6 AVG, dan dalam konteks pekerjaan, hanya terdapat satu pilihan yang boleh dilaksanakan: kepentingan yang sah. Persetujuan bukanlah ia. Autoriteit Persoonsgegevens dan penyelia perlindungan data Eropah mengambil pendirian yang konsisten bahawa pekerja jarang sekali berada dalam kedudukan untuk menolak secara bebas, kerana hubungan pihak berkuasa menjadikan penolakan itu mahal. Persetujuan yang diperoleh dalam suasana itu tidak diberikan secara bebas dan oleh itu tidak sah, dan majikan yang membina program pemantauan berdasarkan borang persetujuan yang ditandatangani tidak membinanya di atas apa-apa.

Keperluan untuk pelaksanaan kontrak pekerjaan juga lemah sebagai asas. Membayar gaji memerlukan pentadbiran; ia tidak memerlukan pengelogan kekunci. Pematuhan terhadap kewajipan undang-undang memang mewajarkan bentuk pendaftaran tertentu, contohnya rekod waktu bekerja atau pemeriksaan yang diperlukan daripada institusi kewangan, tetapi hanya setakat kewajipan itu benar-benar mencapai.

Itu meninggalkan ujian kepentingan sah, dan ia mempunyai tiga langkah yang mesti dilakukan mengikut susunan itu dan direkodkan. Pertama, kenal pasti kepentingan secara konkrit: bukan pengawasan umum, tetapi mencegah kecurian dari gudang tertentu, melindungi kategori data sulit yang dinamakan, atau memenuhi tugas keselamatan tertentu. Kedua, tunjukkan keperluan: pemantauan mesti benar-benar mampu memenuhi kepentingan tersebut, dan langkah yang tidak kurang mengganggu mesti tersedia. Ketiga, timbang kepentingan terhadap privasi pekerja, dengan mengambil kira betapa mengganggunya langkah itu, berapa lama ia berlangsung, berapa ramai orang yang terjejas dan apa yang mereka jangkakan secara munasabah.

Sebab mengapa begitu banyak program pemantauan gagal adalah kerana langkah pertama dilangkau. Majikan yang tidak dapat menyatakan dengan tepat masalah apa yang diselesaikan oleh pemantauan juga tidak akan berjaya dalam langkah kedua dan ketiga, dan mahkamah yang menyemak pemecatan yang dibina berdasarkan bukti tersebut akan menyatakannya. Ujian yang sama mendasari peraturan mengenai privasi pekerja dalam setiap bahagian lain dalam hubungan pekerjaan.

Keperluan, perkadaran dan had teknologi

Keperluan dan perkadaran adalah persoalan yang berasingan dan kedua-duanya mesti dijawab. Keperluan mempersoalkan sama ada langkah itu sesuai dan sama ada alternatif yang lebih ringan wujud. Perkadaran mempersoalkan sama ada pencerobohan itu adalah dalam hubungan yang munasabah dengan kepentingan yang dilayan, walaupun tiada alternatif yang lebih ringan wujud sama sekali. Sesuatu langkah boleh jadi perlu tetapi masih tidak seimbang, dan dalam kes itu ia menyalahi undang-undang.

Dalam praktiknya, penilaian bergantung pada sebilangan kecil pembolehubah. Pemantauan berterusan dilayan dengan lebih ketat berbanding pemeriksaan berkala atau berasaskan sampel. Pemantauan yang bertujuan untuk syak wasangka yang konkrit terhadap individu yang dikenal pasti adalah lebih mudah untuk dijustifikasikan, untuk tempoh yang terhad, berbanding pemantauan menyeluruh terhadap seluruh tenaga kerja. Data agregat atau nama samaran yang menunjukkan corak tanpa mengenal pasti seseorang hampir selalu merupakan alternatif yang lebih ringan yang mesti dicuba terlebih dahulu. Dan pemantauan yang menjangkau kawasan di mana pekerja secara sah menjangkakan privasi, seperti kawasan rehat, kemudahan kebersihan atau rumah, tidak akan diluluskan.

Dua lagi had perlu dinamakan. Pemantauan tidak boleh digunakan dengan cara yang menghasilkan diskriminasi tidak langsung, contohnya dengan menggunakan sistem dalam amalan hanya kepada kumpulan yang ditakrifkan oleh asal usul, umur atau kesihatan; yang melibatkan undang-undang anti-diskriminasi bersama undang-undang perlindungan data. Dan pemantauan tidak boleh memproses kategori data khas, termasuk data kesihatan, melainkan salah satu pengecualian sempit dalam AVG terpakai. Sistem kesihatan pekerjaan yang mendaftarkan tarikh ketidakhadiran adalah sah; pengurus yang merekodkan sebab ketidakhadiran tidak sah.

Ketelusan: apa yang mesti diberitahu kepada kakitangan sebelum pemantauan bermula

Maklumat mesti diberikan terlebih dahulu, dan ia mestilah cukup spesifik agar berguna. Artikel 13 dan 14 AVG menghendaki majikan menyatakan data mana yang dikumpul, untuk tujuan apa, atas dasar apa, siapa yang mempunyai akses, berapa lama data disimpan dan hak apa yang dimiliki oleh pekerja. Dalam suasana pekerjaan, maklumat tersebut termasuk dalam protokol pemantauan bertulis atau kod tatalaku, bukan dalam klausa yang termaktub dalam kontrak, dan ia harus diulang apabila sistem berubah.

Protokol yang boleh dilaksanakan menjawab empat soalan dengan jelas. Apakah kelakuan yang dijangkakan dan apa yang dilarang, supaya pekerja mengetahui piawaian yang digunakan untuk mengukur mereka. Sistem yang manakah sedia ada, secara konkrit: pembalakan trafik internet, kedudukan kamera, pengesanan kenderaan, kawalan akses. Siapakah yang boleh melihat data, di bawah pencetus apa, dan dengan kebenaran apa, kerana akses tanpa had oleh pengurus barisan adalah salah satu kegagalan yang paling biasa. Dan berapa lama setiap kategori dikekalkan sebelum pemadaman automatik.

Di samping protokol tersebut terdapat dua dokumen yang akan diminta oleh Autoriteit Persoonsgegevens terlebih dahulu dalam sebarang siasatan. Daftar aktiviti pemprosesan di bawah artikel 30 AVG mesti menyenaraikan operasi pemantauan. Dan jika pemantauan adalah sistematik dan meluas, atau melibatkan pemprosesan berskala besar, Penilaian Impak Perlindungan Data mesti dijalankan sebelum sistem beroperasi. Jika DPIA menunjukkan risiko sisa yang tinggi yang tidak dapat dikurangkan, majikan mesti berunding dengan Autoriteit Persoonsgegevens terlebih dahulu di bawah artikel 36; pihak berkuasa kemudiannya mempunyai lapan minggu untuk memberi maklum balas, boleh dilanjutkan selama enam minggu, dan sistem tidak boleh digunakan buat sementara waktu. Pegawai Perlindungan Data, jika dilantik, mesti terlibat dalam penilaian dari awal.

Ketelusan juga mempunyai had yang boleh diketepikan. Pekerja mengekalkan tahap kerahsiaan dalam komunikasi mereka walaupun pada peralatan syarikat. Majikan boleh menetapkan peraturan mengenai penggunaan peribadi dan boleh mematikan sepenuhnya penggunaan peribadi, tetapi tidak boleh hanya membaca mesej yang jelas bersifat peribadi. Artikel kami tentang sama ada komunikasi sulit di tempat kerja boleh diperiksa menetapkan bagaimana sempadan itu digariskan dalam amalan.

Majlis kerja: persetujuan di bawah artikel 27 WOR

Ini adalah langkah yang paling kerap diabaikan oleh majikan, dan ia adalah langkah yang paling berat akibatnya. Di bawah artikel 27 perenggan 1 Wet op de ondernemingsraden, majikan memerlukan persetujuan majlis kerja untuk dua kategori yang kedua-duanya tercakup di sini: peraturan mengenai pemprosesan dan perlindungan data peribadi orang yang bekerja dalam perusahaan, dan peraturan mengenai kemudahan yang bertujuan untuk, atau sesuai untuk, pemerhatian atau kawalan ke atas kehadiran, tingkah laku atau prestasi orang tersebut. Pelan kamera, sistem pengesanan, perisian pemantauan dan protokol internet dan e-mel semuanya termasuk dalam salah satu atau kedua-duanya.

Perhatikan perkataan: sesuai untuk. Majikan tidak perlu berhasrat untuk memantau prestasi. Sistem yang dipasang untuk keselamatan yang mampu menghasilkan data tentang tingkah laku individu tetap mencetuskan hak persetujuan. Ujian ini adalah objektif, dan inilah sebab mengapa sistem kawalan akses, alat tiket dan papan pemuka produktiviti kerap kali memerlukan persetujuan yang tidak pernah diminta.

Jika majikan tetap membuat keputusan itu, majlis kerja boleh membatalkan keputusan tersebut secara bertulis, dalam tempoh satu bulan selepas dimaklumkan mengenainya atau setelah mendapati bahawa ia telah dilaksanakan. Keputusan tersebut kemudiannya terbatal dan majikan mesti membatalkannya. Jika persetujuan ditolak tetapi majikan menganggap penolakan itu tidak munasabah, laluannya bukanlah untuk meneruskannya tetapi meminta persetujuan gantian daripada mahkamah daerah kecil, yang hanya diberikan jika penolakan itu tidak munasabah atau keputusan itu dibenarkan oleh sebab-sebab perniagaan yang menarik. Melibatkan majlis kerja lebih awal, sebelum sistem dibeli, adalah lebih cepat daripada berlitigasi selepas itu.

Kamera, penjejakan kenderaan, perisian dan media sosial

Pengawasan kamera dibenarkan untuk tujuan konkrit seperti melindungi harta benda, mencegah kecurian atau memastikan keselamatan, dengan syarat kehadiran kamera dipaparkan dengan jelas di pintu masuk dan di kawasan yang dipantau. Kamera tidak boleh diletakkan di tempat pekerja berhak mendapatkan privasi, yang mengecualikan kemudahan kebersihan, bilik persalinan dan kawasan rehat. Autoriteit Persoonsgegevens mengambil pendirian bahawa rakaman hendaklah disimpan tidak lebih daripada empat minggu melainkan insiden tertentu dirakam dan perlu disimpan atas sebab itu. Akses kepada rakaman mesti dihadkan kepada orang yang dinamakan dan direkodkan. Peraturan terperinci, termasuk untuk kedai dan premis yang menghadap awam, dinyatakan dalam artikel kami mengenai CCTV di tempat kerja dan di kedai runcit.

Kamera tersembunyi adalah satu kategori yang berbeza. Ia hanya dibenarkan dalam keadaan luar biasa: syak wasangka konkrit tentang salah laku yang serius, tiada alternatif yang realistik, tempoh terhad dan skop terhad, dan pengumuman umum terlebih dahulu bahawa majikan boleh menggunakan kamera rahsia jika syak wasangka sedemikian timbul. Walaupun begitu, had undang-undang jenayah kekal: merakam orang secara rahsia dengan peranti tersembunyi di ruang peribadi atau tertutup adalah satu kesalahan, begitu juga merakam perbualan yang anda bukan pihaknya. Jika majikan ingin mengambil jalan ini, penilaian harus dibuat terlebih dahulu dan secara bertulis, bukan dibina semula selepas itu. Had yang lebih luas ke atas pencerobohan teknikal dinyatakan dalam artikel kami tentang sistem pemantauan dan undang-undang jenayah.

Penjejakan kenderaan adalah sah di sisi undang-undang jika ia berfungsi untuk perancangan laluan, keselamatan kenderaan atau tugas pendaftaran berkanun, dan jika pekerja tahu ia dipasang. Penjejakan di luar waktu bekerja memerlukan justifikasinya sendiri; jika kenderaan itu boleh digunakan secara persendirian, sistem mesti membenarkan perjalanan persendirian dikecualikan, biasanya oleh suis yang menyekat pengelogan lokasi. Menggunakan data penjejakan untuk menilai prestasi pemanduan individu adalah tujuan yang berasingan dan memerlukan asas dan justifikasinya sendiri.

Pemantauan trafik e-mel dan internet paling baik diatur pada tahap data trafik dan bukannya kandungan: kategori laman web yang mana, jumlah trafik, jumlah data keluar yang mana. Kandungan bacaan harus dikhaskan untuk insiden konkrit, di bawah kebenaran yang didokumenkan, dan dengan prosedur yang ditetapkan untuk mengetepikan mesej peribadi yang jelas. Pembalakan ketukan kekunci, tangkapan skrin berkala dan perisian kamera web yang sentiasa aktif gagal dalam ujian keperluan dalam keadaan biasa, dan majikan yang bergantung padanya biasanya tidak akan dapat menjelaskan langkah yang lebih ringan yang dicuba terlebih dahulu. Pemeriksaan sistematik akaun media sosial peribadi pekerja tidak dibenarkan sama sekali; melihat siaran awam kerana isu reputasi konkrit telah timbul adalah perkara yang berbeza dan lebih sempit. Kekangan ini terletak dalam kerangka kerja yang lebih luas bagi kewajipan perlindungan data yang terpakai untuk sebarang penggunaan analitik dan perkakasan automatik.

Memantau orang yang bekerja dari rumah

Kerja rumah tidak mewujudkan rejim perundangan yang berasingan, tetapi ia mengubah hasil ujian pengimbangan, kerana tempat kerja kini merupakan rumah. Pemerhatian berterusan dengan kamera atau kamera web terhadap pekerja rumah adalah tidak seimbang dalam keadaan biasa dan mahkamah Belanda telah menyatakannya. Perisian yang mengambil gambar meja pada selang masa, atau yang memerlukan kamera kekal terpasang, menceroboh masuk ke dalam isi rumah pekerja dan semua orang lain yang tinggal di sana, dan pencerobohan itu tidak boleh dibenarkan oleh keinginan umum untuk mengetahui sama ada seseorang berada di meja mereka.

Pendekatan yang boleh dilaksanakan adalah untuk mengukur output dan ketersediaan yang dipersetujui dan bukannya aktiviti. Jika peranti dibekalkan oleh majikan, dasar tersebut harus menyatakan dengan jelas sama ada penggunaan peribadi dibenarkan, apa yang direkodkan, dan apa yang tidak. Pemantauan harus dihadkan kepada waktu kerja yang dipersetujui; sistem pengelogan yang berjalan siang dan malam pada peranti yang juga digunakan oleh pekerja secara peribadi tidak akan dapat diteliti. Set kewajipan yang lebih luas yang terpakai apabila kakitangan bekerja dari rumah, termasuk kewajipan untuk menyediakan stesen kerja yang selamat, dinyatakan dalam artikel kami tentang kerja jarak jauh . Panduan praktikal tentang penggubalan peraturan yang disertakan diliputi dalam gambaran keseluruhan dasar pemantauan dan peraturan kakitangan kami.

Penguatkuasaan, bukti dan apa yang boleh dilakukan oleh pekerja

Pekerja mempunyai hak yang diberikan oleh AVG kepada setiap subjek data, dan dalam pertikaian pekerjaan, mereka menggunakannya. Permintaan akses subjek mewajibkan majikan untuk memberikan salinan data peribadi yang dipegangnya, termasuk pembalakan, imej kamera yang membolehkan pekerja dikenal pasti dan laporan pemantauan, secara prinsipnya dalam tempoh satu bulan. Pekerja boleh meminta data yang tidak tepat dibetulkan, boleh membantah pemprosesan berdasarkan kepentingan yang sah, dan boleh mengadu kepada Autoriteit Persoonsgegevens, yang boleh menyiasat, mengarahkan pemprosesan dihentikan dan mengenakan denda di bawah AVG. Perkara 82 Peraturan ini juga memberikan hak untuk pampasan bagi kerosakan, termasuk kerosakan bukan material, yang disebabkan oleh pemprosesan yang menyalahi undang-undang. Katalog yang lebih luas dinyatakan dalam artikel kami tentang hak pekerja dan dalam panduan kami tentang hak pekerja untuk kakitangan antarabangsa.

Walau bagaimanapun, akibat yang paling ketara cenderung timbul di dalam kes pekerjaan dan bukannya di hadapan pengawal selia. Jika majikan membuat pemecatan ringkasan atau permintaan untuk menamatkan kerja berdasarkan bahan yang dikumpulkan melalui pemantauan, kesahihan pemantauan tersebut menjadi isu dalam prosiding. Prosedur sivil Belanda tidak secara automatik mengecualikan bukti yang diperoleh secara haram, dan mahkamah sering mengakuinya, tetapi mereka boleh dan memang melampirkan akibat: pembayaran balik kos yang dikurangkan atau ditolak, pemberian tambahan kepada pekerja, atau penemuan bahawa majikan bertindak dengan cara yang sangat bersalah. Oleh itu, majikan yang memantau tanpa asas berisiko kehilangan kes yang sepatutnya dimenanginya, seperti yang berlaku dalam kes yang kami bincangkan dalam nota kami mengenai pemecatan ringkasan yang dibina berdasarkan data pemantauan yang melanggar GDPR.

Majikan juga harus mengharapkan majlis kerja, dan jika berkaitan kesatuan sekerja, untuk meningkatkan pemantauan pada saat pengenalan dan bukannya selepasnya. Itulah saat di mana reka bentuk masih boleh diselaraskan dengan kos yang rendah. Gambaran keseluruhan kami tentang pemantauan pekerja dan keperluan undang-undang umum untuk majikan menjelaskan bagaimana perundingan tersebut sesuai dengan kerangka kerja pekerjaan yang lebih luas.

Apa yang perlu disediakan sebelum anda memantau

Kerjakan dalam susunan yang tetap. Takrifkan masalah dalam satu ayat dan dalam istilah yang konkrit. Tentukan sama ada langkah yang lebih ringan akan menyelesaikannya, dan rekodkan mengapa ia tidak akan menyelesaikannya. Pilih sistem yang paling kurang mengganggu yang menyelesaikannya, dan konfigurasikannya untuk mengumpul minimum, kekalkan untuk tempoh yang paling singkat dan hadkan akses kepada peranan yang dinamakan. Laksanakan DPIA di mana skala atau sifat sistematik memerlukannya, libatkan Pegawai Perlindungan Data, dan rujuk Autoriteit Personsgegevens jika risiko baki yang tinggi masih ada.

Kemudian sediakan dokumen sebelum, bukan selepas, penggunaan: protokol pemantauan yang boleh dibaca oleh kakitangan, entri dalam daftar aktiviti pemprosesan, perjanjian pemprosesan dengan pembekal sistem dan permintaan bertulis untuk persetujuan kepada majlis kerja yang merangkumi kedua-dua peraturan perlindungan data dan kemudahan pemantauan itu sendiri. Umumkan sistem, berikan masa kepada orang ramai untuk bertanya soalan dan nilaikannya selepas tempoh pertama berbanding tujuan yang anda tentukan pada mulanya. Pemantauan yang tidak lagi memenuhi tujuan ia diperkenalkan harus dimatikan dan keputusan itu juga termasuk dalam fail.

Law & More Menasihati majikan tentang reka bentuk dan pengenalan sistem pemantauan, tentang prosiding persetujuan majlis kerja dan persetujuan gantian, dan tentang penggunaan bahan pemantauan dalam kes pemecatan. Kami juga bertindak untuk pekerja dan majlis kerja yang berhadapan dengan pemantauan yang diperkenalkan tanpa asas yang betul. Jika anda sedang mempertimbangkan sistem pemantauan, atau anda telah diberitahu bahawa kelakuan anda di tempat kerja telah direkodkan, hubungi kami sebelum langkah seterusnya diambil. Kami amalan pemantauan Pasukan ini bekerjasama dengan peguam privasi kami dalam fail-fail ini.

Soalan lazim

Mencari sesuatu yang lain? Indeks panduan undang-undang pekerjaan Belanda kami menyenaraikan semua yang telah kami tulis mengenai subjek ini, disusun mengikut topik.

Cara Law & More boleh membantu anda dengan ini dijelaskan di laman web kami peguam pekerjaan .