Tempoh pengekalan

Berapa lama anda boleh menyimpan data? GDPR tidak memberikan angka, hanya satu standard: tidak lebih lama daripada yang diperlukan. Tempoh sukar memang wujud, tetapi ia datang daripada statut lain.

Asas undang-undang

Perkara 5(1)(e) GDPR mengandungi prinsip had penyimpanan: data peribadi tidak boleh disimpan dalam bentuk yang membenarkan pengenalpastian lebih lama daripada yang diperlukan untuk tujuan pemprosesan. Apa yang perlu dilakukan oleh pengawal adalah untuk menentukan dan dapat mewajarkannya. Tempoh tetap datang dari tempat lain. Perkara 52 Akta Cukai Negeri mewajibkan perniagaan menyimpan rekod mereka selama tujuh tahun, dilanjutkan kepada sepuluh tahun untuk data mengenai harta tak alih. Rekod gaji mesti disimpan selama lima tahun selepas pekerjaan tamat. Jika kewajipan pengekalan berkanun terpakai, ia akan diutamakan berbanding permintaan untuk pemadaman.

Bagaimana ia berfungsi dalam praktik

Ini hanya boleh dilaksanakan dengan jadual pengekalan: tempoh, asas dan pemilik untuk setiap kategori data, dengan pembersihan berkala yang benar-benar berjalan. Untuk data pengambilan pekerja empat minggu selepas proses ditutup adalah amalan biasa, atau setahun dengan persetujuan calon. Untuk rakaman kamera, pihak berkuasa perlindungan data Belanda bekerja dengan empat minggu, ketiadaan insiden tertentu.

Di mana ia menjadi salah

Tiga perkara berulang. Pertama, sandaran dan arkib, yang kekal di luar jadual dan berada di sana selama bertahun-tahun. Kedua, kekeliruan antara duti pengekalan cukai dan GDPR, yang membawa kepada semua yang disimpan selama tujuh tahun. Ketiga, menggunakan fail lama untuk tujuan baharu, yang memerlukan asas perundangannya sendiri.