Undang-undang mengenai pemfailan elektronik dalam daftar komersial: bagaimana kerajaan bergerak mengikut zaman

Pengenalan

Membantu pelanggan antarabangsa yang mempunyai perniagaan di Belanda adalah sebahagian daripada amalan harian saya. Lagipun, Belanda adalah negara yang hebat untuk menjalankan perniagaan, tetapi mempelajari bahasa atau membiasakan diri dengan amalan perniagaan Belanda kadangkala menjadi rumit bagi syarikat asing. Oleh itu, bantuan sering dihargai. Skop bantuan saya terdiri daripada membantu dalam tugas yang rumit, kepada membantu dalam komunikasi dengan pihak berkuasa Belanda.

Baru-baru ini, saya menerima soalan daripada pelanggan untuk menjelaskan apa yang sebenarnya dinyatakan dalam surat daripada Dewan Perniagaan Belanda. Surat ringkas, walaupun penting dan bermaklumat ini melibatkan kebaharuan dalam pemfailan penyata kewangan, yang tidak lama lagi hanya boleh dilakukan secara elektronik. Surat itu adalah hasil daripada keinginan kerajaan untuk bergerak mengikut peredaran zaman, untuk menggunakan kelebihan pertukaran data elektronik dan untuk memperkenalkan cara standard pengendalian proses berulang tahunan ini.

Itulah sebabnya penyata kewangan perlu didepositkan secara elektronik dari tahun kewangan 2016 atau 2017, seperti yang terkandung dalam Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Akta mengenai pemfailan elektronik dalam daftar komersial), yang diperkenalkan bersama-sama dengan Besluit elektronische deponering handelsregisters (Resolusi pada pemfailan elektronik dalam daftar komersial); yang kedua menyediakan peraturan tambahan yang terperinci. Agak suap, tetapi apakah sebenarnya yang terkandung dalam Akta dan Resolusi ini?

Dulu dan sekarang

Sebelum ini, penyata kewangan boleh disimpan di Dewan Perniagaan secara elektronik dan di atas kertas. Kanun Sivil Belanda sebahagian besarnya masih mengetahui peruntukan berdasarkan deposit di atas kertas. Pada masa ini, kaedah ini boleh dilihat sebagai ketinggalan zaman dan saya sebenarnya agak terkejut kerana perkembangan ini tidak timbul lebih awal. Tidak sukar untuk membayangkan bahawa pemfailan penyata kewangan di atas kertas mempunyai banyak kelemahan berbanding pemfailan elektronik dokumen ini apabila melihat dari perspektif kos dan masa. T

memikirkan kos untuk kertas dan kos serta masa yang diperlukan untuk meletakkan penyata tahunan di atas kertas dan menyerahkannya - juga di atas kertas - kepada Dewan Perniagaan, yang kemudiannya perlu memproses dokumen bertulis ini, tanpa menyebut masa dan kos yang timbul apabila membenarkan akauntan mendraf atau mengesahkan penyata kewangan (tidak standard) ini.

Oleh itu, kerajaan mencadangkan untuk menggunakan “SBR” (singkatan daripada: Standard Business Report), yang merupakan kaedah elektronik piawai untuk mencipta dan menyerahkan maklumat dan dokumen kewangan, berdasarkan katalog data (Taksonomi Belanda). Katalog ini mengandungi takrifan data, yang boleh digunakan untuk mencipta penyata kewangan.

Satu lagi kelebihan kaedah SBR ialah bukan sahaja pertukaran data antara perbadanan dan Dewan Perniagaan akan dipermudahkan, tetapi, hasil daripada penyeragaman, pertukaran data dengan pihak ketiga akan menjadi lebih mudah juga. Syarikat kecil sudah boleh menyerahkan penyata tahunan secara elektronik melalui penggunaan kaedah SBR sejak 2007. Bagi perniagaan bersaiz sederhana dan besar kemungkinan ini telah diperkenalkan pada 2015.

Jadi, bila dan untuk siapa?

Kerajaan menjelaskan bahawa jawapan kepada soalan ini adalah kes tipikal "perkara saiz". Perniagaan kecil akan diwajibkan untuk menyerahkan penyata kewangan secara elektronik melalui SBR mulai tahun kewangan 2016 dan seterusnya. Sebagai alternatif, perniagaan kecil yang (mendraf dan) menyerahkan sendiri penyata kewangan, mempunyai kemungkinan untuk mendepositkan penyata melalui perkhidmatan dalam talian percuma – perkhidmatan “zelf deponeren jaarrekening” -, yang beroperasi sejak 2014.

Kelebihan perkhidmatan ini ialah seseorang tidak perlu membeli perisian yang "serasi dengan SBR". Perniagaan bersaiz sederhana perlu menyerahkan penyata kewangan melalui SBR mulai tahun kewangan 2017 dan seterusnya. Juga untuk perniagaan ini perkhidmatan dalam talian alternatif sementara ("opstellen jaarrekening") akan diperkenalkan. Melalui perkhidmatan ini, perniagaan bersaiz sederhana boleh mendraf sendiri penyata kewangan dalam format XBRL. Selepas itu kenyataan ini boleh diserahkan melalui portal dalam talian (“Digipoort”). Ini bermakna bahawa perbadanan tidak semestinya perlu membeli perisian "serasi SBR" dengan segera.

Perkhidmatan ini adalah sementara dan akan dirampas selepas lima tahun, dikira mulai 2017. Tiada kewajipan untuk perniagaan besar dan struktur kumpulan bersaiz sederhana untuk memfailkan penyata kewangan melalui SBR. Ini kerana perniagaan ini perlu berhadapan dengan satu set keperluan yang sangat kompleks. Jangkaan ialah perniagaan ini akan berpeluang memilih antara memfailkan melalui SBR atau memfailkan melalui format Eropah tertentu mulai 2019 dan seterusnya.

Tiada peraturan tanpa pengecualian

Peraturan tidak akan menjadi peraturan jika tiada pengecualian dibuat. Dua, tepatnya. Peraturan baharu berkenaan pemfailan penyata kewangan tidak terpakai kepada entiti undang-undang dan syarikat yang mempunyai pejabat berdaftar di luar Belanda, yang, berdasarkan Handelsregisterbesluit 2008 (Resolusi Daftar Komersial 2008), mempunyai kewajipan untuk memfailkan dokumen kewangan di Dewan Perniagaan, setakat dan dalam bentuk di mana dokumen ini harus didedahkan di negara pejabat berdaftar.

Pengecualian kedua dibuat untuk penerbit seperti yang ditakrifkan dalam artikel 1:1 Wft (Akta Penyeliaan Kewangan) dan anak syarikat penerbit, sekiranya mereka adalah penerbit sendiri. Penerbit ialah sesiapa sahaja yang ingin menerbitkan sekuriti atau berhasrat untuk menerbitkan sekuriti.

Titik perhatian lain

Namun, bukan itu sahaja. Entiti undang-undang sendiri perlu mengambil perhatian beberapa aspek kepentingan tambahan. Salah satu aspek ini adalah hakikat bahawa entiti undang-undang akan tetap bertanggungjawab ke atas pemfailan penyata kewangan yang selaras dengan undang-undang. Antara lain, ini bermakna bahawa penyata kewangan sepatutnya dapat mencipta gambaran sedemikian yang boleh menilai dengan secukupnya kedudukan kewangan entiti undang-undang.

Oleh itu, saya menasihati setiap syarikat untuk menyemak data dalam penyata kewangan dengan teliti sebelum ia difailkan pada setiap masa. Akhir sekali, perhatikan fakta bahawa enggan memfailkan penyata mengikut cara yang ditetapkan, akan menjadi satu kesalahan berdasarkan Wet op de Economische Delicten (Akta Kesalahan Ekonomi). Sebaliknya, ia telah disahkan bahawa penyata kewangan yang dibuat melalui kaedah SBR, boleh digunakan oleh mesyuarat pemegang saham untuk menubuhkan penyata ini. Akaun-akaun ini juga boleh tertakluk kepada pengauditan oleh akauntan mengikut artikel 2:393 Kanun Sivil Belanda.

Kesimpulan

Dengan pengenalan Undang-Undang mengenai pengajuan elektronik dalam daftar komersial dan Resolusi yang terkait, pemerintah telah menunjukkan kemajuan yang bagus. Oleh itu, perniagaan kecil dan sederhana akan menjadi wajib bagi penyata penyata kewangan secara elektronik masing-masing dari tahun 2016 dan 2017, kecuali syarikat tersebut termasuk dalam salah satu pengecualian. Kelebihannya banyak. Namun, saya menasihati semua syarikat untuk tetap berhati-hati kerana tanggungjawab terakhir masih ada pada syarikat yang wajib difailkan sendiri dan sebagai pengarah syarikat, anda pasti tidak mahu dibiarkan berurusan dengan akibatnya.

Hubungi Kami

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau komen lanjut selepas membaca artikel ini, sila hubungi mr. Ruby van Kersbergen, peguam bela di Law & More melalui [e-mel dilindungi] atau mr. Tom Meevis, peguam bela di Law & More melalui [e-mel dilindungi] atau hubungi kami di +31 (0)40-3690680.