GDPR tidak menetapkan jadual tempoh pengekalan. Peraturannya ialah data peribadi tidak boleh disimpan dalam bentuk yang membenarkan pengenalpastian lebih lama daripada yang diperlukan untuk tujuan ia diproses, yang bermaksud majikan perlu memutuskan, mengikut kategori, berapa lama ia sebenarnya memerlukan data tersebut dan dapat menjelaskan keputusan tersebut.
Dalam praktiknya, majikan Belanda bekerja dengan dua sauh: tempoh umum kira-kira dua tahun selepas tamatnya pekerjaan untuk kebanyakan data kakitangan, dan tujuh tahun untuk apa sahaja yang diperlukan oleh pihak berkuasa cukai, kerana itulah tempoh pengekalan berkanun untuk rekod fiskal. Artikel kami tentang apa yang boleh disimpan dalam fail kakitangan membincangkan kandungannya; yang ini membincangkan berapa lama.
Kategori dua tahun
Kebanyakan fail termasuk di sini: kontrak pekerjaan dan pindaannya, surat-menyurat tentang prestasi, penilaian, rekod latihan, amaran, rekod tarikh ketidakhadiran dan rekod pentadbiran am pekerjaan. Dua tahun selepas tamat tempoh pekerjaan adalah tempoh yang biasa digunakan dan ia selaras dengan tempoh tuntutan pekerjaan biasanya dikemukakan.
Jika pertikaian sedang berjalan atau boleh dijangka, data yang berkaitan dengannya boleh disimpan sehingga ia diselesaikan. Itu adalah keperluan yang sah, tetapi ia mewajarkan penyimpanan bahan yang berkaitan, bukan keseluruhan fail selama-lamanya.
Kategori tujuh tahun
Pentadbiran gaji, penyata cukai gaji dan salinan dokumen pengenalan diri yang disahkan pada permulaan pekerjaan disimpan selama tujuh tahun selepas akhir tahun pekerjaan tamat, kerana undang-undang cukai mewajibkannya. Di sini majikan tidak mempunyai budi bicara: obligasi fiskal menetapkan tempoh tersebut, dan ia mengatasi prinsip umum pengurangan untuk rekod khusus tersebut.
pemohon
Data calon yang tidak dilantik biasanya dimusnahkan dalam tempoh empat minggu selepas tamat prosedur. Dengan persetujuan calon, data tersebut boleh disimpan sehingga setahun, yang merupakan himpunan bakat – dan persetujuan bermaksud pilihan sebenar, yang direkodkan, bukan baris dalam pernyataan privasi.
Data penyakit dan perubatan
Data tentang kesihatan pekerja disimpan oleh doktor syarikat, bukan oleh majikan, dan tertakluk kepada kerahsiaan perubatan dengan peraturan pengekalan mereka sendiri. Apa yang disimpan oleh majikan adalah terhad kepada tarikh ketidakhadiran dan maklumat yang diperlukan untuk pengintegrasian semula dan pembayaran gaji, dan maklumat tersebut mengikut tempoh pengekalan kakitangan biasa.
Menjadikannya berfungsi dalam amalan
Tiga perkara mengubah ini daripada teori kepada pematuhan. Jadual pengekalan yang menetapkan tempoh setiap kategori, yang direkodkan dalam daftar pemprosesan. Detik tahunan tetap di mana jadual sebenarnya digunakan, kerana dasar pengekalan gagal melalui tindakan tidak bertindak dan bukannya melalui perselisihan faham. Dan pemadaman yang nyata: mengalih keluar fail daripada sistem kakitangan sementara salinan kekal dalam peti mel, pemacu kongsi dan sandaran bukanlah pemadaman, dan ia adalah perkara pertama yang didedahkan oleh permintaan akses.
Soalan lazim
Bolehkah pekerja menuntut agar data dipadamkan?
Kadangkala. Hak untuk pemadaman terpakai jika data tidak lagi diperlukan atau telah diproses secara haram, tetapi ia tidak mengatasi kewajipan pengekalan berkanun seperti kewajipan fiskal.
Bolehkah kami menyimpan fail lebih lama sekiranya berlaku tuntutan pada masa hadapan?
Jika tuntutan boleh dijangka secara realistik, ya, untuk bahan yang berkaitan dengannya. Kemungkinan umum pertikaian pada masa hadapan tidak mewajarkan penyimpanan semuanya.
Bagaimana pula dengan rujukan dan dokumen keluar?
Mereka termasuk dalam kategori kakitangan am. Mengekalkan perjanjian penyelesaian untuk tempoh fiskal adalah boleh dipertahankan jika ia mempunyai akibat penggajian.
Nasihat
Kami merangka jadual pengekalan, menyemak pentadbiran kakitangan terhadap GDPR dan memaklumkan di mana permintaan pemadaman atau akses tiba. Sila hubungi. Law & More.
